ManualMaster Congres Kwaliteitsmanagement: ‘Inspirerend, vanuit het hoofd naar het hart’

Een buitengewoon spannende tijd ging vooraf aan het 4e ManualMaster Congres Kwaliteitsmanagement. Dagen van passen en meten, overleggen, snel schakelen, knopen doorhakken en weer terug schakelen. Tot uiteindelijk – het zal niet vroeger zijn geweest dan vijf voor twaalf – de veiligheidsregio groen licht gaf om in Theater Peeriscoop onder strenge Covid-maatregelen online te gaan.
(lees verder onder foto)

Daar stond dan eindelijk ons congres. Als een huis, al zeggen we het zelf. Een enkele technische oneffenheid buiten beschouwing gelaten. Maar niemand die zich daar aan heeft gestoord. We zijn verrast door de vele complimenten zoals deze van Jacques Wolbert, Manager Kwaliteit, Voedselveiligheid en Duurzaamheid bij Growers United: ‘Ik vond het congres erg inspirerend, vanuit het hoofd naar het hart ….’  Daar doen we het voor.  

Reis vol nieuwe inzichten

Dit jaar voor een lege theaterzaal met vier camera’s op hem gericht moest de in de haast tot dagvoorzitter benoemde Fred Vahlkamp het opnemen tegen ruim 160 kwaliteitsprofessionals, die zich online hadden aangesloten. Het congres stond in het teken van hoe we als mensen in organisaties bewegen. Antropoloog Jitske Kramer, HR-expert Jan Tjerk Boonstra en salesmanager Johan de Rooij hadden daar zo hun ideeën over en namen hun toehoorders mee op een reis vol nieuwe inzichten en ritmes. Cultureel musicoloog en percussionist Gijs Anders van Straalen zorgde ervoor dat zowel sprekers als ingelogde congresbezoekers zijn ritmiek naadloos volgden. Dat leverde bij iedereen inspirerende inzichten op.

Jan Tjerk benadrukte dat iedereen in een organisatie van waarde is en meetelt, oftewel het belang van inclusie. ‘Zaken mogen misgaan. Dan leer je elkaar juist kennen. Je ervaart dan hoe belangrijk andere mensen zijn die je helpen en hun hand uitsteken.’ De mate van wendbaarheid van mensen speelt een essentiële rol, zeker in crisissituaties zoals we die momenteel beleven met Covid. Hoe veerkrachtiger we als mensen zijn hoe veerkrachtiger de organisatie is. Jan Tjerk adviseert bedrijven het ‘menselijk kapitaal’ beter te benutten. ‘De potentie en kwaliteiten van mensen moeten meer worden aangeboord.’

Wat organisaties vandaag de dag opbreekt zijn de vele burn-out klachten  en het hoge percentage medewerkers dat vindt dat hun leidinggevende voor een demotiverend werkklimaat zorgt. Slecht 10 % van de medewerkers is bevlogen en betrokken. De HR-expert noemt dat ‘zeer ernstig.’

‘Condities creëren waardoor het makkelijk wordt voor medewerkers om het gewenste gedrag te vertonen, vormt de basis om hierin verandering te brengen. Met subtiele prikkels kun je mensen anders laten acteren en ze het gevoel geven dat ze erbij horen.’

Heb je een afwijkende mening, ga ervoor

Antropoloog Jitske Kramer houdt zich bezig met de vraag hoe culturen mensen vormen en hoe je daarmee een organisatie bouwt. ‘Mensen vormen culturen, culturen vormen mensen. Daarom gaat cultuur altijd over macht. Een cultuur vormt zich in interactie en besluitvorming. We komen bij elkaar en dan ontstaat er iets. Door corona en de maatregelen wordt dat lastig. Het is tijd geworden voor online kampvuren waar we samen kunnen komen.’
In organisaties zijn altijd mensen die er anders over denken. Wat doen we met die andere mening? Jitske: ‘Heb je een afwijkende mening, ga ervoor. Zo ontstaan creatieve ideeën. Laat mensen meedoen, meepraten, mee beslissen. Daar gaat inclusie over.’ 

De antropologe besprak hoe we ons tot elkaar verhouden. Hoe we van persoon tot persoon van elkaar verschillen en hoe we desondanks met elkaar om kunnen gaan. Maar ook over hoe mensen elkaar verstoren zodat individuen zich inhouden om te praten over hun passies, waardoor er niet meer wordt gecommuniceerd en mooie plannen en ideeën verstikken.

Jitske: ‘Mensen vormen ritmes, groepen vormen ritmes; de salesafdeling een andere dan de medewerkers op de administratie. Het is aan de organisatie om die te herkennen,  structureren en borgen. Iedereen moet zich daarin tevreden en welkom voelen.’

Q-Learning, leren vanuit een KMS

Johan de Rooij liet zien hoe beweging en ritmes in een organisatie kunnen worden vastgelegd en geanalyseerd met de mogelijkheden die ManualMaster Starling biedt, de software voor kwaliteitsmanagement. De naam Starling is niet voor niets gekozen en verwijst naar de ritmische en vloeiende bewegingen die een zwerm spreeuwen in de lucht maakt. Blindelings vormen de vogels organische sculpturen die doen denken aan beweging binnen een organisatie. Op de dag van het congres is de allernieuwste release ManualMaster Starling 2.14 gelanceerd. Johan de Rooij: ‘Weer net wat frisser en overzichtelijker. Want ook wij willen als organisatie blijven bewegen.’  

Werken met ManualMaster houdt in medewerkers laten bewegen en tegelijkertijd die beweging vastleggen door te werken met webformulieren (WebForms), het maken van Rapportages en het aantrekkelijk en toegankelijk maken van je systeem door je eigen Dashboard vorm te geven en te personaliseren met items waarmee het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) toegankelijker wordt. Tegelijkertijd informeert ManualMaster de gebruiker over wat zich binnen de organisatie afspeelt. 

Een belangrijke en nieuwe rol is weggelegd voor de nieuwe ManualMaster module Q-Learning, leren vanuit een KMS. Johan: ‘Een dergelijke functionaliteit was vorig jaar één van de wensen van de onze klanten. Met Q-Learning volgen we het 70-20-10 model.’ Collega’s doen 70 procent van hun leerervaringen op via hun werkplek; leren vanuit de praktijk waarbij het KMS functioneert als bron en hulpmiddel. De 20 procent heeft betrekking op zaken die je leert via sociale interactie. De kennis en vaardigheden uit deze categorie krijg je onder de knie door feedback van en interactie met collega’s. De laatste 10 procent bestaat uit leertrajecten zoals opleidingen cursussen, trainingen of e-learningtrajecten.

Door vragenlijsten vast te leggen in het KMS kan de kennis van medewerkers worden getoetst. De antwoorden zorgen ervoor dat kennis direct wordt verruimd. Met ManualMaster kunnen allerlei validatiemogelijkheden in processen worden aangebracht. In Q-Learning kunnen documenten worden opgeslagen en gebruikers kunnen informatie tot zich nemen en bevestigen dat informatie is gelezen en begrepen. 

Johan: ‘De organisatie heeft zo direct inzage in het kennisniveau van medewerkers. Q-Learning hebben we zo eenvoudig mogelijk gehouden. Je bent er als gebruiker niet vier trainingsdagen aan kwijt.’

Nieuwe website en oliebollenactie

Na ruim drie uur sloot Fred Vahlkamp het online kwaliteitscongres af. Maar niet zonder onze nieuwe website onder de aandacht te hebben gebracht en de oliebollenactie aan te kondigen waarmee voor de ManualMaster klant veel voordeel valt te halen. ‘Ik ben opgelucht dat dit congres is gelukt. Graag tot volgend jaar. Wellicht in een andere setting, zo niet, dan gaan we er ook gewoon voor’, aldus de dagvoorzitter.

Terugblik op het congres