Procesmanagement, wat behelst het en waar moet het aan voldoen? Joop van Baal van GO Company legde het de studenten van de ManualMaster Academy haarfijn uit tijdens onze online Masterclass Procesmanagement.
Rijk gevulde kennissessie
De webinar had een praktische insteek: de deelnemers kunnen de opgedane kennis direct inzetten binnen hun organisaties. De Academy studenten stelden Joop vragen en vulden de context volop aan met ervaringen uit eigen omgeving en vertelden hoe zij hun processen hebben ingericht.
Waarom procesmanagement?
Joop nam zijn studenten mee in de stappen die een kwaliteitsmanager met procesmanagement kan zetten. “Daarbij is het belangrijk dat je van tevoren de vraag beantwoordt waarom je een proces wilt vastleggen en dat je je afvraagt hoe je ervoor zorgt dat een proces binnen je organisatie de standaard wordt.”
Tijdens de interactieve MasterClass bogen de cursisten zich over wat het vastleggen van een proces over henzelf vertelt, wat er in hun processen goed gaat en waar ruimte is voor verbetering.
Vijf V methode
GO Company heeft de Vijf V methode ontwikkeld waarmee kwaliteitsspecialisten hun procesmanagement kunnen optuigen, volgen en checken:
- Vastleggen
- Verrijken
- Verspreiden
- Verankeren
- Verbeteren.
Elke stap van deze methode werd toegelicht, alsook de voorwaarde voor succes: een passende bedrijfscultuur. Deze bekijkt GO Company door de lens van de GO Cirkel. Wat houdt dit in? Heldere afspraken, meetbare successen, geschikte leiders en toegewijde medewerkers.
Effectiviteit en efficiëntie
Twee begrippen spelen een centrale rol in procesmanagement: effectiviteit (doelmatigheid) en efficiëntie (de wijze waarop).
Joop: “In procesmanagement is het vastleggen van effectiviteit altijd de eerste stap. Je moet weten welk eindresultaat je wilt bereiken.” Het is van belang om te inventariseren welke behoeften ten grondslag liggen van de nieuwe processtructuur. “Daarop volgt stap twee: hoe bereik je dat resultaat?”
Rollen vastleggen
Hierop volgend worden de Rollen binnen procesmanagement vastgelegd en ingevuld. De keteneigenaar, de proceseigenaar, de leidinggevende, de facilitator; wie speelt er een rol, waaruit bestaat deze en welke verantwoordelijkheden horen daarbij? Joop: “Iedereen vervult een functie in het creëren van draagvlak voor de processen. Hierbij moet de vraag worden beantwoord wat nodig is om medewerkers mee te nemen in de steeds veranderende processen waarmee ze te maken krijgen.”
De waarde van procesmanagement
Wat levert het vastleggen van processen de organisaties uiteindelijk op?
Joop somt enkele waardes op:
- Inzicht in wat, waar, wanneer, hoe en waarom een actie plaatsvindt;
- Stabiliteit en uniformiteit in een organisatie;
- Beheersing van verandering en verbetering in een bedrijf.
Waardevolle inzichten
De MasterClass liet zien waar kwaliteitsmedewerkers in de praktijk tegenaanlopen bij de uitvoering van hun procesmanagement. Dat leverde waardevolle inzichten op waar de deelnemers lering uit kunnen trekken. De wetenschap dat het vastleggen en beheren van processen een onderneming is die continue in beweging is, dient daarbij tot inspiratie en motivatie.
Deelnemers aan de Masterclass Procesmanagement kunnen de opname terugkijken op de Klant of Academy portal.
Ook studeren aan de Academy en MasterClasses gratis bijwonen? Lees meer en meld u nu aan.
