Leer omgaan met onzekerheid, vertrouw niet te veel op de illusie van zekerheid’
Organisaties worstelen met het effectief omgaan met risico’s. Zoveel werd duidelijk tijdens de masterclass ‘Slim en Slank Risicomanagement’ die Ronald de Bruijne namens ManualMaster verzorgde op het 22e Nationaal Kwaliteitscongres. ‘De worsteling wordt voor een groot deel veroorzaakt door het creëren van een illusie van zekerheden die organisaties in hun productieprocessen proberen in te bouwen’, concludeert Ronald de Bruijne.
Hij legde zijn gehoor van circa 50 kwaliteitsprofessionals voor dat je binnen een organisatie op een gezonde manier met risico’s kan omgaan volgens de Slim & Slank Risicomanagement methode.
In principe zou elk document/instructies een risico beperkende maatregel moeten zijn
Ronald: ‘Risico’s kom je op twee niveaus tegen: op strategisch en het niveau van dagelijkse werkzaamheden. Veel organisaties hebben strategisch gezien hun risicoanalyse wel op orde, inclusief een SWOT-analyse waarbij aandacht wordt besteed aan kansen die er liggen. Niettemin blijft in organisaties een spanningsveld heersen tussen wat wordt vastgelegd op papier en het vertrouwen in de kundigheid van medewerkers. Getracht wordt dat gat dicht te timmeren met instructies en dat is niet altijd nodig. In principe zou elk document/instructie een risico beperkende maatregel moeten zijn. Zo houd je het kwaliteitsmanagementsysteem slim en slank.’
Vertaalslag
Het knelpunt voor omgaan met risico’s ligt volgens Ronald de Bruijne bij het maken van de vertaalslag van de risicoanalyse naar wat op de werkvloer gebeurt. Uit de discussies tijdens zijn workshop kwam naar voren dat hierop geen pasklaar antwoord is te geven. Wel werd duidelijk dat acceptatie van bepaalde risico’s steeds meer gemeengoed wordt.
Risicobereidheid is inmiddels een trend aan het worden
Ronald de Bruijne: ‘Risicobereidheid is inmiddels een trend aan het worden. De oplossing ligt in meer leren omgaan met onzekerheden in plaats van te veel vertrouwen op de illusie van zekerheid. De focus verschuiven naar omgaan met de gevolgen van een gebeurtenis in plaatst van te veel aandacht schenken aan het kleiner willen maken van de kans van een gebeurtenis.’
Kritisch kijken
Goed en adequaat risicomanagement draait om het kritisch kijken naar de processen die nodig zijn om organisatiedoelstellingen te realiseren. De primaire processen, de dagelijkse werkzaamheden gericht op de dienst of het product die worden geleverd, spelen daarbij een centrale rol. Ronald de Bruijne: ‘Schrijf ze op een slimme en slanke manier uit op de hoofdlijn wie doet wat en bekijk vervolgens wat mogelijk mis zou kunnen gaan per processtap. We noemen dat de prospectieve risicoanalyse. Zo kun je de vertaalslag maken van risicoanalyse naar dagelijkse werkzaamheden. Het resultaat van zo’n risicoanalyse is een verrijking van de processen met documenten waarbij elk document geldt als een risicobeperkende maatregel.’
Organisaties proberen zich tegen elk mogelijk risico in te dekken en creëren daarmee een schijnveiligheid
Organisaties proberen zich tegen elk mogelijk risico in te dekken en creëren daarmee volgens Ronald de Bruijne een schijnveiligheid. ‘Het is ondoenlijk om alles voor te zijn. We proberen de kansen op risico’s te berekenen, maar als je vraagt naar hoe vaak een risico voorkomt en wat daarvan de impact kan zijn dan krijg je verschillende antwoorden te horen.’
‘Organisaties gebruiken soms complexe methodes om hun risico’s te analyseren. Het ‘scoren’ van risico’s gaat vaak gepaard met verborgen aannames en interpretaties. In de dagelijkse praktijk wordt de analyse op strategisch niveau één keer wordt uitgevoerd om er vervolgens niet meer naar om te kijken. Het zou een dynamisch document moeten zijn.’
De Slim & Slank Risicomanagement methode waarvan Ronald de Bruijne gebruikt maakt, heeft raakvlakken met wat Martin van Staveren in zijn managementboek Risicogestuurd werken in de praktijk schrijft over de implementatie van risicomanagement in organisaties.
