Zorgsector bijgepraat over betrokkenheid bij een kwaliteitssysteem

Op 28 september 2023 zijn wij met een veertigtal enthousiaste ManualMaster gebruikers uit de zorg en verwante sectoren het gesprek aangegaan tijdens het Quality Event Zorgsector in het prachtige Kasteel Woerden. Onderwerpen als implementatie en gedragsverandering, maar ook praktische overwegingen over de inzet van software bij risicomanagement, kwamen aan bod. De bezoekers werden bovendien meegenomen in het verhaal van Ambulancezorg Limburg en de struikelblokken die zij overwonnen hebben bij het fuseren van twee kwaliteitsmanagementsystemen.

Bekijk de aftermovie van de middag hiernaast of lees direct meer over de sessies, ervaringen en de gedeelde kennis tijdens het event.

Kwaliteitsmanagement in de praktijk

Vicky Lamers en Lucia Snel stonden als adviseurs Kwaliteit en Veiligheid voor een enorme uitdaging toen AmbulanceZorg Limburg-Noord en de ambulancedienst van de GGD Zuid fuseerden. De kwaliteitssystemen van beide zorgorganisaties moesten na het samengaan tot Ambulancezorg Limburg tot één systeem worden samengesmolten. De kwaliteitsadviseurs hebben haarfijn uitgelegd hoe dat project in zijn werk ging en uiteindelijk geslaagd is. Ook vertelden zij hoe hun QMS met ManualMaster blijft presteren om goede zorg op het juiste moment op de juiste plek te leveren.

Weerstand én veel blije gezichten

Om de applicatie onder de aandacht van de gebruikers te brengen organiseerden Lucia en Vicky een implementatietour langs de 16 standplaatsen. Lucia: ‘De organisatie moest opeens met een compleet nieuw systeem aan de slag. Dat leverde weerstand en verbaasde gezichten op, maar gelukkig ook heel veel blije gezichten.’ 

Lucia en Vicky reisden zijn van noord naar zuid Limburg en van oost naar west om alle medewerkers met ManualMaster kennis te laten maken. Er zijn overal vragenuurtjes georganiseerd. Voor het management werden aparte kennissessies ingericht.

Het resultaat was goed te merken. De met ManualMaster gemaakte meldingsformulieren doen bij Ambulancezorg Limburg uitstekend hun werk, zeggen veiligheid- en kwaliteitsbewakers Lucia en Vicky. ‘We krijgen meer meldingen binnen dan verwacht’, zegt Vicky. ‘Daaruit ontstaan dan weer onze verbetervoorstellen. Iedereen met een klacht kan deze indienen via onze website. De melding wordt direct met ManualMaster verwerkt. De melder krijgt bericht dat het bericht is aangekomen, dat we er mee aan de slag gaan en dat er contact wordt opgenomen.’

Risico’s benutten als kansen 

Accountmanager Ronald de Bruijne stond tijdens zijn presentatie ook uitgebreid stil bij de vraag hoe je betrokkenheid creëert onder gebruikers van een QMS. Hij formuleerde antwoorden op vragen als waarom organisaties eigenlijk kwaliteitssystemen inrichten, waarom ze dat doen zoals ze dat doen en hoe je risico’s kunt managen en die als kansen kunt benutten. 
Meer focus op het ‘Waarom hebben we een QMS?’ en dit beantwoorden met bijvoorbeeld het zorgen voor kwaliteit van leven, veiligheid van patiënten/cliënten, transparantie en continu verbeteren, zorgt volgens Ronald al voor meer betrokkenheid bij medewerkers.

Sneller en efficiënter werken met nieuwe webversie 

Salesmanager Johan de Rooij praatte de zorgsector tijdens ons event in Woerden bij over de nieuwste kwaliteitsontwikkelingen in ManualMaster. Een grote verandering is dat ManualMaster in toenemende mate online functionaliteit aanbiedt. Gebruikers kunnen daarmee het systeem direct via internet benaderen. Daar komt geen andere software of omweg meer bij kijken.
Johan: ‘Documenten in ManualMaster kunnen nu zonder Word of andere applicaties aangepast en opgemaakt worden, door de spellingcontrole gehaald worden, verwijzen naar andere documenten, en geïmporteerd en geëxporteerd worden van en naar de online omgeving. Je kunt zien wie in een document iets heeft gewijzigd en wat en wanneer dat is geweest. Zaken die je gewend bent met Excel te doen, kunnen ook met onze webversie. Processen vormgeven in flowcharts en documenten koppelen kan met onze webversie allemaal eenvoudiger en sneller. Ondertussen blijven we de desktop cliënt natuurlijk ook ondersteunen.’ 

Daarnaast deelde Johan na een smakelijke kasteellunch een serie nuttige tips voor de integratie met MS Office, waarmee sneller en efficiënter met de applicatie kan worden gewerkt. Er werd druk meegeschreven met de 15 praktische handvatten en gretig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om vragen te stellen.

Een kijkje in de keuken van een collega 

‘Allemaal erg interessante informatie’, zegt Carla van Staveren van NoordWest Ziekenhuisgroep na afloop van het Zorgevent. ‘Het gebeurt niet vaak dat er een kwaliteitsevent voor de zorgsector wordt gehouden. Wat dat betreft komen we er bekaaid van af. De bijeenkomsten die ManualMaster organiseert zijn altijd creatief en worden op goede locaties gehouden. Voor mij is belangrijk dat ik er andere mensen uit de kwaliteitswereld en gebruikers van ManualMaster ontmoet met wie ik informatie kan uitwisselen. Zojuist heb ik een afspraak gemaakt om een kijkje in de keuken van een collega te nemen.’

Aan de slag met het instellen van een gastaccount 

Bianca de Jong en Tineke Hamerslag van het Regionaal Laboratorium Medische Microbiologie Dordrecht spreken van een leerzaam event. ‘Het heeft ons bruikbare tips opgeleverd. Het is ook goed om te horen en te zien wat de innovaties in ManualMaster zijn. We gaan aan de slag met het instellen van een gastaccount. Dat zou ons heel wat werk schelen omdat we zelf niet meer allerlei documenten hoeven te mailen. We gaan ook zeker kijken naar wat onze collega’s eigenlijk vinden van ons kwaliteitssysteem en waar het beter kan.’ 

Bij ManualMaster zien wij kennisdeling als een cruciaal onderdeel van succesvol kwaliteitsmanagement. Heeft u vragen of ideeën naar aanleiding van dit event, of denkt u zelf graag mee over een kennisdelingsevent voor uw sector? Laat het ons weten via info@manualmaster.com.