‘Door al onze documenten en normen met clausules in ons kwaliteitssysteem op te slaan, kunnen we direct aantonen dat we aan alle eisen en normen voldoen’, zegt Sander Oldengarm, QESH/RA manager bij Paragon Pet Products. De diervoeder producent houdt zich ondermeer aan de BRC-voedselnorm en eisen van de Nederlandse, Europese en Amerikaanse voedsel- en warenautoriteiten.

Paragon Pet Products beheert al zijn documenten met ManualMaster. Ook de BRC en FDA-normen met bijbehorende clausules zijn in het systeem opgenomen. Alle benodigde webformulieren worden in Veendam samengesteld met de module WebForms. De diervoeder producent breidt zijn kwaliteitssysteem verder uit met de functionaliteiten Risicomanagement en Q-Learning. Sander heeft daar ideeën over.

Documentmanagement: overzicht en snelheid

‘De documenten linken door naar de clausules en procedures en andersom. Voorheen waren de normen en eisen opgeslagen in een groot Excel document met allerlei hyperlinks die weer doorverwezen naar documenten. Dat was gedoemd om fout te gaan. Nu we alle data in één kwaliteitssysteem hebben staan, is het voor ons ideaal werken. Het levert overzicht en snelheid op.’

‘We waren op zoek naar een systeem waarmee we documenten en de verschillende versies goed in kaart kunnen brengen en eenvoudig kunnen beheren. Simpel versiebeheer, een goede rechtenstructuur en een wijzigingsregister (audit trail) dat staat als een huis, waren ook belangrijke eisen. Het door kunnen linken naar andere data, zag ik andere systemen niet zo in detail en diepte terug als bij deze applicatie.’

‘Als kwaliteitsafdeling bepalen we nu zelf wie inzicht krijgt in een document en in welke vorm dat gebeurt. Of dit nu een PDF, PowerPoint of Excel document is. Daarnaast wilden we onze veelgebruikte formulieren digitaliseren. Je vindt het allemaal terug in ManualMaster.’

Overzicht webforms

Normbeheer

Proces en verbetermanagement met WebForms

Paragon Pet Products stuurt ook het procesmanagement aan met het systeem. Sander: ‘Bedrijfsprocessen zijn in kaart gebracht met MS Visio en staan in flowschema’s beschreven. Voor diverse afdelingen, zoals kantoor, productie, en inpak, hebben we verschillende overzichtelijke dashboards (webportals) ontworpen. Met een muisklik zijn de collega’s bij de informatie en formulieren die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Daar zijn we heel blij mee. Ook weer vanwege de snelheid waarmee dat gaat en het overzicht dat is gecreëerd.’

De module WebForms zet de diervoeder producent in voor verbetermanagement. Het kwaliteitsteam wist in no-time webformulieren samen te stellen, waaronder formulieren voor het melden van kwaliteits- en veiligheidsincidenten en afwijkingsformulieren. Maar liefst 350 keer is er al een webformulier gebruikt.

Sander: ‘Alle formulieren die we gebruiken, zijn als WebForm in het systeem opgeslagen. Achter het incidentformulier is een flow gebouwd. De productieafdeling signaleert een afwijking en vult deze in op het formulier. Dit wordt automatisch naar ons verstuurd. Aan de hand van de beschrijving en meegestuurde foto’s wordt beoordeeld welke actie door wie moet worden ondernomen.’

Dashboard/webportal van Paragon

Enorme toename meldingsbereidheid

De meldingsbereidheid onder medewerkers is met het gebruik van WebForms enorm toegenomen. ‘Het wordt ze steeds makkelijker gemaakt om snel een melding te doen. Een goed ontworpen dashboard helpt daar natuurlijk bij. Het is de bedoeling dat de medewerkers het kwaliteitssysteem straks met tablets of smartphones aansturen.’

Om het gebruik van ManualMaster te stimuleren heeft Sander een ‘cultuurplan’ voor voedsel- en arbo-veiligheid ontwikkeld waaraan een spaarsysteem is gekoppeld. ‘Elke keer als er vanuit de organisatie via het systeem een verbeteridee voor het bedrijf wordt ingediend en goedgekeurd, gaat er geld in een spaarspot. Het concept verliep in eerste instantie moeizaam. Nadat we op het dashboard een logo voor de spaaractie hadden geplaatst, is de animo voor het inleveren van kwaliteitsvoorstellen behoorlijk toegenomen.

Door op het spaarpotlogo te klikken, kan heel simpel een idee worden ingediend dat op mijn bord belandt om te beoordelen. Een idee beschrijven en eventueel een foto of een situatieschets toevoegen is met ManualMaster opeens heel laagdrempelig geworden. De spaarpot gebruiken we voor het organiseren van uitjes en barbecues. Iedereen wordt er op deze manier beter van.’

De webformulieren zorgen voor een enorme besparing aan postvakjes, kopietjes en tijd. De informatie die de formulieren genereren, wordt gebruikt als input voor jaarverslagen, directiebeoordelingen en management reviews. Data kan grafisch worden weergegeven met grafieken, diagrammen en prestatiemeters.

De digitale ideeënbus

De digitale spaarspot

Risicomanagement en Q-Learning

Het kwaliteitsteam van Paragon Pet Products gaat binnenkort aan de slag met de toepassing Risicomanagement. Daarmee brengt de organisatie efficiënt haar risico’s in kaart. Risicomanagement wordt op deze manier in het kwaliteitssysteem geïntegreerd. De functionaliteit filtert en sorteert specifieke (types) risico’s met bijbehorende oorzaken, gevolgen, maatregelen en risicoscores.

In één oogopslag heeft de kwaliteitsafdeling, maar ook diegenen die te maken hebben met bepaalde risico’s, zicht op alle risico’s van een bepaalde activiteit, processtap of norm. Een audit op risico’s, ofwel de check op de effectiviteit van maatregelen, kan hierdoor makkelijk worden uitgevoerd.

De nieuwe functionaliteit Q-Learning wordt door Sander straks ingezet om medewerkers aan een kennistoets te onderwerpen. Sander: ‘We kunnen medewerkers er mee aanzetten tot het doorlezen van hygiëneregels waarop vragen volgen en er na het slagen van de test een certificaat voor ze uit rolt.’

Draagvlak creëren

Alle Paragon Pet Products medewerkers gebruiken ManualMaster. PowerPoint presentaties waarmee de voordelen van het systeem onder de aandacht werden gebracht, creëerden het nodige draagvlak. Sander: ‘De presentaties zorgden er voor dat onze mensen enthousiast met de software aan de slag gingen. Aan elke nieuwe mijlpaal werd aandacht besteed met bijvoorbeeld taart voor het hele bedrijf. Dat werkte aanstekelijk. We worden nu overspoeld met aanvragen voor het maken van webformulieren. Mensen komen pro-actief naar ons toe.’

‘ManualMaster is een supersysteem. Wij hebben ons wel wat verkeken op de hoeveelheid tijd die je kwijt bent met het bouwen van webformulieren. Toekomstige gebruikers adviseer ik daarom: maak genoeg tijd vrij om het systeem goed neer te zetten. Vergis je daar niet in.’

door Ad Killian / The Content Room
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Paragon Pet Products

Het assortiment

De Paragon plant