‘ManualMaster levert ons overzicht en duidelijkheid op. Met de applicatie hebben we onze procedures en werkinstructies op een centrale plaats gerangschikt’, zeggen Vera Smits en Vera Bunt, QA-officers en beheerders van ManualMaster bij Ausnutria. ‘Het kwaliteitssysteem zorgt ervoor dat medewerkers makkelijk bij de documenten kunnen die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Versiebeheer en autorisaties van onze documenten verlopen nu automatisch en de applicatie biedt documenten aan voor lees en begrijp.’

Ausnutria produceert zuigelingenvoeding. Dat maakt kwaliteit en voedselveiligheid prioriteit nummer 1. Het kwaliteitshandboek dat met ManualMaster is gerealiseerd, borgt de processen die nodig zijn voor een gegarandeerd goed en veilig product.  

Voedselveiligheid- en kwaliteitseisen

Ausnutria hanteert de richtlijnen volgens Codex Alimentarius, GB (China), EU- en Nederlandse wetgeving voor babyvoeding en levensmiddelen. Daarnaast beschikt de organisatie over kennis om recepturen te ontwikkelen die specifiek zijn afgestemd op lokale wet- en regelgeving in landen buiten de EU.

De productielocaties zijn gecertificeerd volgens de (internationale) normen:

•  FSSC22000 Food Manufacturing
•  BRC Food
•  GMP+ diervoeding

Ausnutria is gecertificeerd voor de productie van:

• Biologische producten
• Halal producten
• Koosjer producten

Alle grondstoffen en eindproducten worden uitgebreid getest op voedselveiligheid- en kwaliteitseisen door externe geaccrediteerde laboratoria. De Ausnutria locaties worden regelmatig gecontroleerd door het Controle Orgaan voor Kwaliteitszaken (COKZ) en door diverse certificerende instanties.

Het overzichtelijke dashboard van Ausnutria

Borging en vastlegging van processen en procedures

ManualMaster draagt bij aan het kwaliteitssysteem van de babyvoeding-producent via Documentbeheer. Processen en procedures worden er in samenhang mee vastgelegd en geborgd.

Voordat Ausnutria met ManualMaster aan de slag ging, voltrok documentmanagement zich in een Windows-omgeving. Dat voldeed niet meer.

‘Er is toen gezocht naar een effectief en efficiënt werkend document beheersysteem. Er was behoefte aan mogelijkheden om een autorisatiecyclus te realiseren en proceseigenaren vast te leggen.’ Begonnen werd met het systeem in te richten op één locatie. ‘Vervolgens werd het eenvoudig uitgerold naar alle andere locaties in Nederland. Het zijn er vijf in totaal.’

Implementatie Risicomanagement in procedures en processen

Ausnutria werkt aan de implementatie van de module Risicomanagement in procedures en processen. De afdeling Internal Control is met behulp van de module bezig inzicht te verwerven in hoe financiële risico’s kunnen worden afgedekt en geborgd. Met Risicomanagement is de babyvoeding producent in staat om risico’s beter te inventariseren, te analyseren en ervoor te zorgen dat er maatregelen worden getroffen om incidenten en risico’s te voorkomen.

Inrichting systeem op document- of op gebruikersniveau?

Circa 900 Ausnutria-medewerkers hebben toegang tot de software tijdens verschillende productieprocessen. De ervaring leert dat nieuwe medewerkers zich het systeem snel eigen maken. ‘De instructie-sheet die ze krijgen, wijst ze de weg. We zien dat werken met ManualMaster snel wordt opgepakt’, zeggen de QA-officers.

‘Toekomstige gebruikers van ManualMaster adviseren we goed na te denken over de inrichting van het systeem. Doe je dat op document- of op folderniveau? Stel je daarbij de vraag welke rechten je de gebruikers geeft. En houd het zo simpel mogelijk.’

Nooit lang wachten op respons

Beide QA-officers hebben een eenduidige mening over ManualMaster als organisatie. ‘Als er iets speelt of als je een vraag hebt, is er altijd snel contact. Het is een toegankelijke organisatie die direct terugkoppelt. Dat geldt voor zowel de accountmanager als de servicedesk. Je hoeft nooit lang te wachten op respons.’

door Ad Killian
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Ausnutria