Het voorgaande documentbeheersysteem van Woonzorgcentrum Rosengaerde was onvoldoende toereikend voor de medewerkers van het woonzorgcentrum. Het zoeken naar documenten, waaronder protocollen en checklisten, kostte de medewerkers doorgaans veel tijd. Ook waren documenten niet toegewezen aan zogenoemde documenteigenaren, waardoor toezicht op herziening ontbrak. Daar moest nodig verandering in komen.

‘Met Trevally, de kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster, hebben we dit enorm kunnen verbeteren’, zeggen beleidsadviseur Marylou Grubben en kwaliteitsadviseur Marieke Postema.

Laagdrempelig en visuele mogelijkheden

Marylou en Marieke staken samen met een projectgroep bestaande uit diverse medewerkers tijdens hun zoektocht naar een nieuw documentbeheersysteem veel energie en tijd in het inventariseren van de wensen en ideeën van collega’s.
Marieke: ‘Daaruit ontstond ons eisenpakket. Dat hebben we gelegd naast de mogelijkheden van Trevally. De laagdrempeligheid van de applicatie, het visuele aspect en de manier waarop je het documentbeheersysteem naar eigen ideeën en smaak kunt inrichten, sloten het beste aan op wat we zochten.’
Marylou: ‘De presentatie van het systeem sprak ons ook erg aan.’

Mobiele toepassing voor de thuiszorgmedewerkers

Het eisenpakket van het Rosengaerde-team bestond onder andere uit:

• een optimale zoekfunctie
• mobiele toepassing met smartphones en laptops voor de thuiszorgmedewerkers
• inrichting naar eigen ideeën en smaak
• visueel toegankelijk om te lezen

Marieke: ‘Medewerkers van alle niveaus moeten hun documenten kunnen vinden en lezen. Het is voor ons belangrijk dat collega’s er op een laagdrempelige manier mee uit de voeten kunnen.’

Over Rosengaerde

Dashboard KMS Rosengaerde

Een goed KMS is nooit uitontwikkeld

‘Dat betekent onder meer dat we bij de inrichting van de navigatie gebruik hebben gemaakt van voor medewerkers herkenbare symbolen om hen te ondersteunen bij het vinden van de juiste documentatie. Daar hebben we met Trevally stappen mee kunnen zetten en het zou nog verder gefinetuned kunnen worden. Ik ben me er inmiddels van bewust dat je nooit raakt uitontwikkeld als je een goed KMS wilt neerzetten.’

Na de intensieve opstartfase weet Marieke één ding zeker. ‘Als medewerkers een document zoeken, dan kunnen ze dat nu ook snel vinden. De gebruikers zijn heel tevreden met het systeem.’

Voorkeur voor zoeken met iconen

Om de laagdrempeligheid en visuele aantrekkingskracht te waarborgen, is door Marylou veel aandacht besteed aan de lay-out van het documentbeheersysteem. De vorm van de iconen, de kleur, vormgeving en lettertype van de documenten bepalen de sfeer, gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van het Kwaliteit Management Systeem (KMS) van het zorgcentrum.

Marylou: ‘Een zoekbalk is de meest gangbare tool om zaken op te zoeken wanneer men met een PC werkt. Wij merkten dat bij bepaalde doelgroepen de voorkeur uitgaat naar zoeken met behulp van iconen. Die hebben we om die reden veelvuldig toegepast.’

Iconen wijzen de weg en bevorderen de gebruiksvriendelijkheid

Uniformiteit in alle documenten

Marieke: ‘Iedereen die kennismaakt met ons KMS reageert met: ‘jeetje wat een mooi systeem’. We beschikken dan ook over een duidelijke structuur in onze documenten, de documenteigenaren voelen zich verantwoordelijk voor de informatie die verspreid moet worden en weten wanneer een document geëvalueerd moet worden.’

Marylou: ‘We zien behoorlijke verbeteringen wat betreft het aantal documenten en het reduceren van lange lappen tekst. We komen van 500 documenten, dat zijn er nu 300. Ze bevatten van alles: van beleidsstukken en protocollen over zorgpreventie tot de checklists voor de facilitaire dienst. De documenten zijn allemaal gekoppeld aan een eigenaar en editor. Qua schrijfstijl en structuur heerst nu uniformiteit.’

Een aparte button voor de Vilans-documenten

Met de door de medewerkers te volgen protocollen wordt in het KMS van Rosengaerde onderscheid gemaakt tussen de eigen protocollen en die van Vilans, de kennisorganisatie voor zorg en ondersteuning waarvan het zorgcentrum gebruik maakt.

Marylou: ‘De Vilans-protocollen zijn voor ons leidend en best wel onderhevig aan wijzigingen. Om elke medewerker altijd van de meest recente documentversie te voorzien, hebben we ze in de zoekfunctie van Trevally geïntegreerd. Voor de Vilans-documenten is een eigen tegel (button) gecreëerd op het dashboard van het KMS. Hoe beter de vindbaarheid, hoe groter de kans dat we de veiligheid en kwaliteit van zorg kunnen waarborgen.’

Rosengaerde staat voor betekenisvolle zorg voor ouderen in de gemeente Dalfsen.

Werken aan een hoge gebruikersscore

Met de managementfunctionaliteit van Trevally checken Marylou en Marieke regelmatig het documentgebruik en evalueren ze dit aan de hand van de verkregen data.

Marylou: ‘We willen natuurlijk toe naar een zo hoog mogelijke gebruikersscore. Jaarlijks worden alle documenten herzien om er nog meer uniformiteit in te krijgen en om ze nog beter af te stemmen op de gebruikers. Dat betekent protocollen zo kort mogelijk houden om de leesbaarheid beter te garanderen.’

Documentbeheersysteem is geworteld in de organisatie

Marieke: ‘Je documentbeheersysteem slaagt met het juiste gebruik door alle disciplines. De één pakt het snel op, een ander heeft meer ondersteuning nodig. Essentieel is dat de ontwikkeling van het KMS door het management wordt ondersteund.’

Een informatievideo neemt de medewerkers van Rosengaerde mee het systeem in. In de video wordt uitgelegd hoe de knoppen werken en wat je waar kunt vinden. Het berichtenportal wordt gebruikt om interne berichten te publiceren en medewerkers kunnen hun vragen stellen via de KMS Support Inbox.

Marylou: ‘Het KMS leeft en is geworteld in de organisatie. Collega’s weten waar het over gaat en weten ons te vinden.’

Navigeren door documenten aan de hand van afbeeldingen.

Het vervolg: werken met webformulieren

Het Kwaliteit Management Systeem van Rosengaerde wordt in de toekomst uitgebreid met de Trevally module WebForms, waarmee digitale formulieren kunnen worden gemaakt en acties worden uitgezet.
Ook risico-, klachten- en auditmanagement en afwijkingenbeheer kunnen ermee worden opgetuigd. Met de data die de webformulieren genereren, kunnen rapportages en jaarverslagen worden samengesteld. Je stelt er ook Management of Change (MOC) formulieren mee op.
Werken met WebForms betekent voor Rosengaerde een vervolgstap.

Marylou: ‘Eerst moeten ons documentbeheer en het gebruik daarvan staan als een huis. De basis moet op orde zijn. We willen onze collega’s niet overrompelen met teveel informatie en nieuwe werkprocedures. Ik ken organisaties die tegelijkertijd met verschillende modules aan de slag zijn gegaan en daarin zijn vastgelopen. Ons is het gelukt echt iets neer te zetten. Van hieruit kijken we verder.’

Stap voor stap het systeem leren kennen


Als jullie het bij ManualMaster een dag voor het zeggen hebben, wat zouden jullie dan als eerste aanpakken?

Marieke: ‘De trainingen meer op het niveau van de cursisten aanpassen. De taal die bij ons werd gesproken was teveel de taal van ManualMaster. Maar de organisatie munt uit in het bij de hand nemen en begeleiden van klanten. Dat begint al bij het voortraject. Stap voor stap word je meegenomen in het systeem en leer je ermee vertrouwd te raken.’
Marylou: ‘Je belandt in een traject dat je samen met het team van Trevally aangaat. Je wordt niet aan je lot overgelaten. De hulpvaardigheid bij vragen en de manier waarop er met je wordt meegedacht, daar ben ik heel blij mee.’