Alle documenten in één keer aangepast
Voor Zonnehuisgroep Vlaardingen in 2014 van start ging met ManualMaster werd begonnen met het opstellen van een programma van eisen om goed te kunnen bepalen waar het nieuwe kwaliteitsmanagementsysteem aan diende te voldoen. Aan de hand hiervan is er een selectietraject met meerdere leveranciers gestart.
Na een uitgebreide demonstratie van ManualMaster en een referentiebezoek aan één van de klanten van ManualMaster, wat een duidelijk beeld gaf van het gebruik in de praktijk, besloot de zorginstelling uiteindelijk om van start te gaan met ManualMaster.
- Doorslaggevend hierbij waren:
- de gebruikte technieken
- de vele functionaliteiten
- het gebruikersgemak voor de beheerders
- de look & feel voor de lezers
- de prijs-kwaliteitsverhouding
Hester van der Jagt (kwaliteitsmanager/beleidsmedewerker zorgdienst) en Siebe Doop (applicatiebeheerder) beheren ManualMaster. Voor de implementatie van het systeem was een belangrijke rol weggelegd voor een externe projectleider. Zij hield zich twee dagen per week bezig met ManualMaster. Daarmee werd veel werk uit handen genomen wat als ‘zeer prettig’ werd ervaren.
Nadat de beheerders en de projectleider een training hadden gevolgd bij ManualMaster is het team in samenwerking met een consultant van ManualMaster van start gegaan met de inrichting van het eigen systeem.
- De externe projectleider heeft zich gefocust op:
- het projectplan en de voortgang hiervan
- inventarisatie van te importeren documenten
- instructie medewerkers om documenten zo correct en volledig mogelijk aan te leveren
- de inrichting van ManualMaster
‘Het zoeken en vinden van documenten is verbeterd en voor de systeembeheerders is versiebeheer veel makkelijker geworden’
Hester van der Jagt: ‘In ons oude systeem moest een document eerst worden verwijderd om het vervolgens weer te plaatsen (check in – check out). Dat waren heel veel handelingen. Nu wordt alles in één keer aangepast bij de revisie. Ook bij een functiewijziging wordt dit eenvoudig in één keer gewijzigd in alle documenten.’
Eenvoudig raadplegen
Inmiddels werkt Zonnehuisgroep Vlaardingen geruime tijd met ManualMaster en bevat het systeem ruim 800 documenten zoals: beleidsdocumenten, procedures, werkinstructies, formulieren, overeenkomsten, folders, bouwtekeningen en protocollen. Documenten die beheerd en beheerst moeten worden.
‘Al deze documenten kunnen de medewerkers van de Zonnehuisgroep eenvoudig raadplegen door in te loggen op het ManualMasterWeb. Inmiddels wordt gebruik gemaakt van Same Sign On.
Via het persoonlijk dashboard wordt direct duidelijk welke documenten nieuw zijn en welk MT-lid ze nog digitaal moet autoriseren. Handig is dat iedere medewerker documenten kan markeren als favoriet, zodat bijvoorbeeld veelgebruikte documenten direct inzichtelijk zijn’.
Presentaties
Ondanks dat de implementatie vooraf uitgebreid op papier was uitgewerkt, bleek het niet eenvoudig om alle medewerkers te motiveren om documenten via het ManualMaster Web te laten raadplegen.
‘Om dit te stimuleren hebben we nieuwsbrieven verstuurd en handleidingen verspreid’, aldus de systeembeheerder. ‘Desondanks werden er toch weinig documenten geraadpleegd en gaven medewerkers geregeld aan documenten niet te kunnen vinden.
Uiteindelijk is ervoor gekozen om ManualMaster via presentaties onder de aandacht van de medewerkers te brengen. Hierdoor werd ManualMaster alsnog een succes.’
Het is belangrijk om de tijd te nemen voor een goede inrichting van ManualMaster
De systeembeheerders van Zonnehuisgroep Vlaardingen geven toekomstige ManualMaster gebruikers als tip mee: schakel bij de implementatie van ManualMaster een projectleider in die zich expliciet met ManualMaster bezighoudt. ‘Je kunt het erbij doen, maar zeker als de documenten inhoudelijk nog nagekeken moeten worden en als er nog veel omschreven moet worden, kost dat veel tijd.
Bij de zorginstelling moesten alle documenten worden gereviseerd en herzien. Veel tijd ging zitten in ‘het iedereen achter z’n broek aan zitten’.
Er is voor gekozen om het systeembeheer in eerste instantie uit te laten voeren door Hester en Siebe. Decentraal beheer wordt niet uitgesloten, zodat ook andere medewerkers documenten kunnen aanmaken en wijzigen. Dan is het van  groot belang dat de basis goed is.
