Bouwgroep Dijkstra Draisma (BGDD) is een bouwbedrijf met een breed aanbod in de zorg-, onderwijs-, recreatie-, kantoren- en woningbouwsector. De bouwonderneming heeft als ambitie voorloper te zijn in het creëren van vernieuwing in de markt en een inspirator met ideeën voor bouwen aan de toekomst. BGDD ontwikkelt zelf producten en bouwconcepten waaronder de Droogstapelwoning. 

Om de kwaliteit van werkzaamheden en producten te waarborgen heeft het team Kwaliteit, Arbeid en Milieu (KAM) van BGDD, bestaande uit Wout Lemmens en Nynke Dijkstra, doelstellingen voor MVO, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ERB , VCA**, VGO en diverse andere keurmerken en certificaten opgesteld. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van ManualMaster, waarbij een grote rol is weggelegd voor WebForms, de module waarmee intelligente webformulieren worden samengesteld. Ook  Documentbeheer en Rapportages worden ingezet en in de nabije toekomst worden (mogelijke) risico’s geïnventariseerd en geanalyseerd met de nog te implementeren module Risicomanagement. 

Via WebForms oefenen collega’s grote invloed uit op kwaliteit

Geïntegreerde Plan-Do-Check-Act cyclus

Het vorige kwaliteitssysteem van BGDD was beperkt in mogelijkheden en was vervuild geraakt. Alle documenten zijn nu centraal samengebracht in het kwaliteitssysteem en alle medewerkers beschikken over de nieuwste versie. Nynke: ‘Voorheen werd veel informatie opgeslagen in Excel, daarvoor worden nu de module WebForms en Rapportages gebruikt. Het levert gebruiksgemak en overzicht op.’ Wout: ‘De documenten worden dankzij ManualMaster actief en intensief gebruikt, mede doordat de Plan-Do-Check-Act cyclus erin is geïntegreerd. Omdat documenten met instructies en informatie makkelijk voorhanden zijn via WebForms oefenen collega’s nu een grote invloed uit op ons kwaliteitsmanagement.’

Vanuit verschillende kantoren en bouwlocaties maken inmiddels tussen de 150 en 160 BGDD-medewerkers gebruik van ManualMaster. Voor hen is een imposante lijst WebForms geïmplementeerd.

Nynke: ‘Op onze bouwplaatsen worden formulieren en documenten met smartphones en tablets via QR-codes benaderd. In coronatijd zetten we WebForms daar in als toegangscontrole, zodat we weten wie waar is (geweest).’

Voor collega’s die voor de eerste keer op een locatie komen is het webformulier ‘Instructie nieuwe medewerker’ ontworpen. Komt een nieuwkomer op een bouwlocatie dan vult hij zijn gegevens in en geeft hij aan dat hij de regels en risico’s die zijn vastgelegd heeft gelezen en begrepen. Als het formulier is ondertekend, krijgt de uitvoerder een seintje en weet hij wie er op de bouw is.

Intensief gebruik webformulieren

Wout: ‘Het maken van een checklist op je smartphone, tablet of pc is voor ons van grote waarde. De uitvoerders houden hun ogen en oren het liefst op de bouw en willen niet worden vermoeid met administratieve rompslomp. Met ManualMaster kunnen heel snel lijsten worden gemaakt die uitvoerders helpen bij hun proces. De lijsten worden op de juiste plaats opgeslagen en zijn makkelijk terug te vinden.’

Met ManualMaster kunnen heel snel lijsten worden gemaakt die uitvoerders helpen bij hun proces

Wout: ‘Formulieren voor milieumeldingen, ongevallen, diefstal, klachten, werkplek inspecties, doelstellingen, actielijsten, klanttevredenheidsvragen, vakanties, leveranciersbeoordelingen, energiecontract aanvraag, gevaarlijke stoffen, veiligheidsinstructies, ze worden allemaal met WebForms samengesteld, vastgelegd, gecontroleerd en naar de juiste personen gestuurd. De webformulieren worden intensief gebruikt. Het wordt namelijk door mensen als heel prettig ervaren als hen werk uit handen wordt genomen. We hebben ons nooit gerealiseerd dat er zoveel mogelijk is met WebForms en dat het ons enorm veel werk uit handen zou nemen.’

Nynke: ‘De gebruiksvriendelijkheid van de software maakt het eenvoudig om het systeem binnen de organisatie ingebed te krijgen. Collega’s komen nu zelf met input en dragen ideeën tot verbetering van kwaliteit bij ons aan. De Rapportages die uit WebForms worden samengesteld gebruiken we als input voor onze managementreviews.’

BGDD zocht naar een kwaliteitssysteem waarbij alle documenten centraal konden worden opgeslagen en makkelijk te vinden zouden zijn en vond deze in ManualMaster. Nynke: ‘We wilden ook over een goed versiebeheer kunnen beschikken en het zoeken in documenten moest eenvoudiger. Voor de komst van ManualMaster waren de documenten verspreid over de organisatie en raakten snel verouderd. Als we nu informatie over een collega aanpassen, past ManualMaster het automatisch in alle documenten aan. De doorslag om voor ManualMaster te kiezen was de vrijheid om het systeem naar eigen inzicht en smaak in te richten. Je kunt heel veel zelf doen, waarbij de trainingen van ManualMaster een goed uitgangspunt zijn.’

Met ManualMaster verlopen online consulten met externe auditors ‘soepel en prettig’. Wout: ‘Doordat we een auditor inloggegevens van ManualMaster hebben gegeven, bespaarde het ons  maar liefst twee dagen werk omdat de auditor zelfstandig alle benodigde informatie en documenten kon bekijken. Alle informatie die hij nodig had, was beschikbaar en goed vindbaar. Dat geeft aan dat wij als KAM-ers ons werk goed hebben gedaan en dat ManualMaster goed in elkaar steekt.’

De implementatie van de software vond plaats op locatie. Wout: ‘Door de kennis en ervaring die de ManualMaster trainers en consultants meebrengen, word je soms op andere gedachtes gebracht. Dat levert een beter kwaliteitssysteem op. Je krijgt tijdens de trainingsdagen net even dat duwtje in de rug waardoor je de goede richting in wordt gestuurd en je het programma net even beter inricht.’

De komende jaren richten Wout en Nynke hun aandacht op de module Risicomanagement. Wout: ‘We willen van BGDD een lerende organisatie maken. Kwaliteit moet niet alleen gaan over audits en certificaten maar ook over onszelf scherp houden. Instructies en opleidingen worden straks in het systeem geïmplementeerd. Daarvoor gaan we waarschijnlijk aan de slag met Q-Learning, de nieuwe module van ManualMaster.’

Tot slot een tip voor de toekomstige ManualMaster-gebruiker. Nynke: ‘Ga je als kwaliteitsprofessional aan de slag met ManualMaster, denk dan eerst goed na over hoe je het kwaliteitssysteem wilt opzetten en inrichten. Maak daarvoor dankbaar gebruik van de hulp en kennis van de ManualMaster-adviseurs.’

door Ad Killian

Over BGDD