Naast de drukke en verantwoordelijke baan als QHSE-specialist ook nog tijd vrijmaken om de schoolbanken in te duiken. Ga er maar aan staan! Toch mochten we op de eerste Studiedag van de ManualMaster Academy zo’n 60 studenten verwelkomen die hun kwaliteitskennis wilden bijspijkeren. In het tot collegezaal omgedoopte Gorinchemse theater Peeriscoop kregen de bezoekers vier colleges en bijles over uiteenlopende kwaliteitsonderwerpen én natuurlijk de software.
Bekijk hiernaast de aftermovie van de dag of lees hieronder verder.
De ManualMaster Academy biedt een digitale campus voor klanten die een stapje verder willen gaan. Inspiratie, leren en ervaren staan centraal. Studenten hebben onbeperkt toegang tot onze opleidingen die zowel online, op ons kantoor of in de schoolbanken plaatsvinden.
Het was aanpoten in de collegebanken
Tijdens de studiedag van de Academy werden de leergierige kwaliteitsexperts onder andere bijgeschoold in het implementeren van onze kwaliteitssoftware Trevally, het inrichten van kwaliteitssytemen en het organiseren van processen. Ook het loslaten van soms verstikkende regels en vastgeroeste gewoontes in een organisatie behoorden tot de lesstof. Tot slot kregen de Academy studenten bijles in het efficiënt werken met onze software.
Conclusie na een dag verfrissende colleges: “Het was aanpoten, maar de ManualMaster Academy is van toegevoegde waarde’.
Online instructievideo’s helpen Academy studenten verder
“De Academy brengt ons meer dan we hadden verwacht”, zeggen Academy studenten Dinie de Heer en Michelle Verboon na afloop van hun studiedag. Ze zijn voor KNMP/LNA, de brancheorganisatie voor apothekers, druk bezig met de implementatie van Trevally.
“We steken met name veel op van de instructievideo’s die online staan. Aan de hand van de filmpjes bouwen we ons systeem op. We zoeken zaken op en proberen uit. Werkt iets niet, dan kunnen we altijd terugvallen op de video’s.”
Als Academy student bepaal je zelf je studietempo
Dinie en Michelle hechten veel waarde aan het zelfstandig kunnen werken aan de bouw van hun kwaliteitssysteem. “En dat kan bij ManualMaster. We krijgen zelf veel voor elkaar.
We bepalen zelf het moment waarop we aan de implementatie werken. Hebben we vragen dan leggen we die eerst voor aan de helpdesk van ManualMaster. Met de antwoorden komen we altijd weer een stuk verder. Deze combinatie zorgt ervoor dat je al ver op weg bent voordat je aan je volgende consult toe bent. Daarbij zijn de colleges tijdens de Academy Studiedag interessant met goede sprekers en herkenbare kwaliteitsonderwerpen.”
Huiswerk: stel je data veilig
De toegestroomde studiebollen kregen tijdens de Academy studiedag een pittige hoeveelheid lesstof te verwerken. ManualMaster ‘hoogleraren’ Hugo Bakker en Johan de Rooij gaven een uitgebreid ICT-college in het installeren van software, het werken in de Cloud en Cliënt, protocollen en zaken als het verloop van versiebeheer van documenten.
De ManualMaster-docenten belichtten ook onderwerpen als API en het veiligstellen van noodprocedures in een kwaliteitssysteem.
Het belang van back-ups maken werd hierbij benadrukt. “Het gebeurt nooit dat je data kwijtraakt, totdat…”, aldus Hugo. En dus gaf hij zijn leerlingen een pakketje huiswerk mee. “Check jullie backup-beleid. Vraag je af hoe het maken van een backup is geregeld, waarvan backups worden gemaakt en hoe lang deze worden bewaard voordat je straks toch alles kwijt bent.”
Meetbare resultaten met ManualMaster
Door naar het volgende college. Daarvoor waren twee ‘externe docenten’ van GO Company uitgenodigd, Fons Gieles en Patrick van den Tempel. Zij doceerden de techniek van het organiseren van mensen en processen, de basis voor een succesvolle onderneming. Daarbij hanteren ze de zogeheten GO-methodiek.
Aan de hand van de lesstof werd antwoord gegeven op hoe het komt dat processen in een organisatie al dan niet succesvol verlopen, hoe je ontdekt waar het goed gaat in kwaliteitsprocessen en waar de verbeterpunten liggen.
De GO-methodiek draait in hoofdzaak om:
- heldere afspraken
- meetbare resultaten
- geschikte leiders
- bedrijfscultuur
- excellente software
- toegewijde medewerkers.
Om dit in kaart te brengen, in goede banen te leiden en te beheersen kan ManualMaster Trevally volgens GO-docent Fons Gieles een belangrijke rol spelen als het gaat om meetbare resultaten, het maken van rapportages, het wijzigen van werkinstructies en goede communicatie.
“Met ManualMaster vinden systeembeheerders en gebruikers de juiste informatie die ze nodig hebben en laten ze alle medewerkers excelleren”, aldus Fons. “ManualMaster laat zien waar je als organisatie voor staat.’
Zoeken naar balans tussen regels en rek
Tijdens de pauzes kregen de studenten de gelegenheid al de verkregen kennis te laten bezinken en hadden zij tijd om vragen te stellen aan de docenten. De gezonde lunch van de Vitamine Kantine gaf daarnaast de nodige brandstof om na de lunch de hersenen weer aan het werk te zetten.
Het volgende college draaide om het ontsnappen aan het woud van regels waarin veel organisaties dreigen te verdwalen. Sociaalpsycholoog en ontregelaar Boukje Keijzer ging met haar studenten op zoek naar de balans tussen de regels die nodig zijn en de rek die daarin mogelijk is.
Enthousiast en inspirerend doceerde Boukje hoe regels die niet op elkaar afgestemd zijn, kunnen leiden tot chaos en zelfs onveilige situaties in een bedrijf. “Bij teveel regels loop je vast en bij te weinig is niets duidelijk. Maar regels zijn nodig anders gaan mensen zwemmen”, aldus Boukje. Het helpt volgens haar als collega’s elkaar uitdagen om processen te verbeteren. “Loop elkaar daarbij niet in de weg.”
Bijles: de voordelen van Trevally
Tot slot kregen de Academy studenten bijles in het gebruik van onze software Trevally. ManualMaster docenten Steve Tielen en Bart Mul begonnen hun betoog met het opsommen van de voordelen om met Trevally niet alleen in de Client te werken maar ook direct online.
Werken via de browser biedt namelijk steeds meer voordelen: geen installaties, snelle werking en vergaande verbeteringen van de zoekfunctie en filtermogelijkheden.
Wie werkt in de Cliënt hoeft niet te vrezen dat met het online werken met Trevally een einde komt aan het gebruik van het MS Office platform. We blijven beide mogelijkheden ondersteunen.
Academy biedt mogelijkheid tot veel zelfstudie
Cees Broeren van KTL Nederland werkt als lid van het consultancy netwerk van ManualMaster anderhalf jaar met onze software. Onlangs heeft hij de applicatie bij zijn eerste kant geïmplementeerd. “Dat verliep heel vlot”, aldus Cees. De studiedag bezocht hij omdat ‘het altijd goed is om te leren’. Het GO-college was voor hem een eye-opener.
De ManualMaster Academy biedt hem de mogelijkheid tot veel zelfstudies via de online video’s en whitepapers. “Welkome informatie, als je bezig bent met het inrichten van een systeem. Je wordt via de Academy op de hoogte gehouden van de nieuwste ontwikkelingen binnen ManualMaster. De studiedag is daarop een goede aanvulling.”
‘Veel waar voor mijn geld’
Academy student Thijs van de Vaan van VC en Advies “Hoewel niet alle colleges direct aansloten op mijn werk, was de studiedag heel interessant. Ik heb vandaag veel goede dingen gehoord. Vooral als het gaat om zaken op een andere manier te benaderen”, aldus Thijs. “De ManualMaster Academy, die overigens spotgoedkoop is om te volgen, biedt administrators en editors ruime informatie als het gaat om de uitleg en het werken met Trevally. Je krijgt heel veel waar voor je geld.”
Aan de slag met Trevally
Natalie van de Berg werkt als QHSE-manager voor Moolenaar BV, een groothandel in bloembollen die verpakkingen op maat maakt. Zij hebben Trevally pas onlangs aangeschaft dus ze moet er nog mee aan de slag. De studiedag ziet ze als een eerste kennismaking. “Leuk om mee te maken. Binnenkort starten onze eerste trainingsdagen, dan duiken we inhoudelijk het systeem in: hoe wordt het opgebouwd en hoe kunnen we onze processen erin vastleggen?”
Groot aanbod aan functionaliteiten
“Het grote aanbod aan functionaliteiten bepaalde dat we voor MaualMaster hebben gekozen. We kunnen veel zaken koppelen. En het versiebeheer van documenten spreekt ons aan. Als je iets in een document aanpast, hoef je dat niet in alle andere documenten te wijzigen. Alle informatie die we nodig hebben staat op straks 1 centrale plaats en de flowchart-structuur kan gekoppeld worden aan processen, werkinstructies en audits.”
Molenaar heeft een compleet ManualMaster-pakket aangeschaft. Natalie: “We starten met Documentbeheer, daarna volgen WebForms en Risicomanagement. Als we onze processen hebben geïnventariseerd, gaan we van start.”
Kortom: de bezoekers van de Academy Studiedag zijn volop bezig met doorlopende ontwikkeling van hun kwaliteitsmanagementsystemen. Wij ondersteunen onze gebruikers daar natuurlijk maar al te graag bij. Zo organiseren wij in mei vier Spring Release Events waarbij de bezoekers uitgebreid kennis kunnen maken met de nieuwste functionaliteiten van Trevally. Zien wij u daar?
