“ManualMaster Trevally werkt uitstekend voor het vastleggen en beheren van documenten”, zegt Wandena Lalkoe, Quality Assurance Officer bij Eureco-Pharma. “Onze webformulieren gemaakt met de module WebForms zijn ideaal om onze processen te initiëren. Met Q-Learning trainen we onze mensen en controleren we of iedereen zijn kennis up-to date heeft, zodat ze op de juiste manier hun werk kunnen verrichten.”

Overzichten waarop de organisatie stuurt

“De applicatie heeft mijn taken als QA-Officer zoals het opstellen, beheren en monitoren van het kwaliteitssysteem, de processen en werkzaamheden, veel makkelijker gemaakt. Het creëert overzichten waarop we als organisatie kunnen sturen. En het mooiste is dat ik mij als QA-Officer met ManualMaster Trevally kan blijven ontwikkelen. De ManualMaster Academy helpt me daarbij.”

Kernwaarden up-to-date in Trevally

Eureco-Pharma is al ruim 25 jaar werkzaam op het gebied van farmaceutische zorg in Nederland. Betaalbare en toegankelijke farmaceutische zorg voor elke patiënt, daar staan ze voor. Met een team van gemotiveerde en gedreven mensen zetten ze zich elke dag in om de vraag naar en het aanbod van geneesmiddelen op de Europese markt op elkaar af te stemmen.

Eureco-Pharma werkt volgens de richtlijnen van Good Distribution Practice (GDP) en Good Manufacturing Practice (GMP) om de kwaliteit en veiligheid van geneesmiddelen te garanderen.
Verbetering van de kwaliteitsnormen is bij Eureco-Pharma een continu proces waarbij het draait om betrouwbaarheid en deskundigheid. Deze kernwaarden worden up-to-date gehouden met behulp van de ManualMaster Trevally modules Documentmanagement, WebForms en Q-Learning.

Wandena Lalkoe

Over Eureco-Pharma Transport Service

Dashboard Eureco-Pharma

Documentmanagement biedt solide basis

Belangrijk onderdeel van het kwaliteitsbeheer bij Eureco-Pharma is het waarborgen van de supply chain. Risicoanalyses, inspecties en audits in de supply chain voert Eureco-Pharma regelmatig ter plaatse uit.
”Documentmanagement van ManualMaster Trevally biedt hiervoor een solide basis en omvat onze procedures, werkinstructies, deviaties, klachten, CAPA management en Change Control”, legt Wandena uit.
“Met ons Change Control System, ook bekend als Management of Change (MoC), evalueren we alle veranderingen die van invloed kunnen zijn op de productie en kwaliteit. Hierbij speelt het gebruik van de module WebForms, waarmee we webformulieren bouwen, een cruciale rol.

Flowchart processen

Processen en procedures in flowcharts

Alle processen en de procedurescan van Eureco-Pharma staan beschreven in ManualMaster Trevally en worden binnenkort met flowcharts, die met de software worden gemaakt, in kaart gebracht. 
Wandena: “De GDP en GMP-normen die daarin zijn opgenomen, worden gekoppeld aan de werkinstructies voor onze medewerkers. Bij het inloggen in het systeem krijgt iedereen hetzelfde dashboard te zien en afhankelijk van de functie kunnen de medewerkers door het kwaliteitssysteem navigeren.”
ManualMaster Trevally kan laten zien hoe vaak en door wie het systeem wordt gebruikt. Bij Eureco-Pharma zijn zes editors bevoegd om documenten te wijzigen, waarbij de applicatie automatisch het validatieproces in gang zet.

Kennis testen met Q-Learning

Met Q-Learning wordt iedereen op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen rondom normen en richtlijnen, waarbij hun kennis daarover ook getest kan worden.
Wandena heeft met de module overzicht in welke trainingen aan wie zijn toegewezen en hoe ver de cursisten daarmee zijn gevorderd. “Onze trainingen zijn bijvoorbeeld gekoppeld aan de GDP en GMP-richtlijnen waaraan we moeten voldoen. Ze keren jaarlijks terug en met Q-Learning kunnen we het verloop van dit proces heel simpel monitoren.”

Rapport Dashboard Deviaties voor QA

Q-Learning volgt training op de voet

“We maken daarom intensief gebruik van Q-Learning. De module bevalt ons erg goed. Voorheen verliepen de trainingen niet zoals we wilden. We konden ze niet monitoren, hadden geen zicht op wie welke training volgde, wisten niet of iemand al was gestart met zijn training en hoe ver hij/zij ermee was. Met Q-Learning kunnen we dat allemaal op de voet volgen. 
We hebben de trainingen voor onze collega’s zo eenvoudig mogelijk gehouden. Eerst krijgen ze via Q-Learning de theoretische kennis voorgeschoteld, waarna vragen over de lesstof worden gesteld. De trainingen zijn door iedereen goed te volgen. In de praktijk komt het natuurlijk voor dat een training hier en daar moet worden aangepast aan het niveau van de cursisten. Maar ook dat kost geen moeite.”

Webformulieren ondersteunen het kwaliteitssysteem

De webformulieren die Wandena en haar collega’s bouwen met de module WebForms worden onder andere ingezet voor bezoekersregistratie, het vastleggen en opvolgen van deviaties en klachten, Change Control-formulieren en CAPA Management. En er zijn meer formulieren in de maak die het kwaliteitssysteem van Eureco-Pharma gaan ondersteunen. 
Aan de Change Controle-formulieren zijn actieformulieren gekoppeld met beoordelingen die automatisch bij de betreffende collega’s belanden. De webformulieren van ManualMaster Trevally kunnen dusdanig worden ingesteld dat direct duidelijk is wie, wat en waar in een formulier heeft gewijzigd. Zo ontstaat er automatisch een audittrail.

Webformulier CAPA Management

Webformulier Change Control

Workflows opvolgen met webformulieren

Wandena: “De webformulieren helpen ons enorm met het vastleggen van processen, met name die processen waarbij verschillende afdelingen en mensen zijn betrokken. Stel, er wordt een deviatie ontdekt in de productie. Vervolgens moet dat worden opgepakt door QA en uiteindelijk moet de productiemanager een rapportage goedkeuren. Deze workflow wordt met webformulieren heel eenvoudig en overzichtelijk opgevolgd.”
“Het samenstellen van webformulieren vereist wel dat je eerst het betreffende proces goed in kaart brengt. Je moet je hoofd erbij houden én het leuk vinden om webformulieren te bouwen. Zelf heb ik er weinig uitleg bij nodig gehad. Ik werk dan ook graag met ManualMaster Trevally en haal daar veel plezier uit.”