Kwaliteitsprofessionals werkzaam bij politie, ambulancediensten, het Ministerie van Defensie, regionale meldkamers, omgevingsdiensten en GGD’s bezochten onze Quality Pop-Up Veiligheidsregio’s. Kwaliteitsexperts van politie en Ambulance Amsterdam deelden daar hun kennis van het opzetten en beheren van kwaliteitsmanagementsystemen (kms).
De politie Den Haag demonstreerde hoe ze omgaat met complexe kwaliteitsvraagstukken en liet zien hoe ManualMaster kwaliteitsmanagement toegankelijk maakt de organisatie.
Bij Ambulance Amsterdam is slim en slank kwaliteitsmanagement geëffectueerd. Tijdens de pop-up werd verteld hoe processen binnen de hulpdienst zijn beschreven en worden gepubliceerd met ManualMaster. Uitvoerig weer ingegaan op het creëren van draagvlak voor kwaliteitssystemen bij de eindgebruikers, een heikel punt in de kwaliteitswereld.
Interessante discussies
Ronald de Bruijne, expert op het gebied van slim en slank kwaliteitsmanagement en discussieleider tijdens de pop-up hierover: ‘Vaak zie je dat kwaliteitsfunctionarissen voor een grote uitdaging staan als het gaat om het motiveren van collega’s om met een kms aan de slag te gaan. Daarover ontstonden tijdens deze Quality Pop-Up interessante discussies tussen mensen die daar ervaring mee hebben en de kwaliteitsprofessionals die naarstig op zoek zijn naar een effectieve methode.’
‘Een manier is het inzetten van het managementteam. Als je iets gedaan wilt krijgen van gebruikers, moet je daar als kwaliteitsmanager niet achteraan hoeven te jagen. Deze verantwoordelijkheid kun je het beste bij de directie / het MT laten.’
Communicatie laat te wensen over
Een ander discussiepunt in de kwaliteitswereld blijft communicatie. Ronald: ‘Er worden veel kwaliteitssystemen gebouwd in intranetachtige omgevingen. Wat daarbij vaak wordt overgeslagen, is het op een goede manier op de hoogte stellen van de eindgebruiker van de mogelijkheden en voordelen die ermee worden geboden. Een efficiënte presentatie over wat het kms inhoudt, blijft vaak onderbelicht.’
Strategische en operationele risico’s
De processenbeschrijvingen, instructies en protocollen zijn binnen de veiligheidsregio’s goed op orde. Waar de branche volgens Ronald terreinwinst kan maken, is op het gebied van de Plan-Do-Check-Act-methodiek.
‘Het registreren en opvolgen van afwijkingen. Hoe ga je om met incidenten? Welke maatregelen moeten daarop losgelaten worden om herhaling te voorkomen? Op het gebied van risicoanalyse zijn er in de veiligheidssector slagen te maken’, aldus Ronald.
Tijdens de pop-up werd gedemonstreerd hoe strategische en operationele risico’s met ManualMaster worden geïdentificeerd, vastgelegd en gekoppeld aan processen. ‘Het leidt tot geïntegreerd risicomanagement waarmee kwaliteitsmanagers overzicht hebben over welke zaken mis kunnen lopen’, zegt Ronald.
‘Een prospectieve risicoanalyse kan binnen Manualmaster Starling worden gekoppeld aan werkprocessen binnen de organisatie. Via de ManualMaster-module WebForms kunnen de preventieve maatregelen worden gecheckt op effectiviteit.’
Verrijking voor kwaliteitssystemen
Discussies en presentaties maakten van de Quality Pop-Up Veiligheidsregio’s een inspirerend evenement, zo viel op te maken uit de reacties. Kennis en ervaring werden vergaard en met elkaar gedeeld.
Ronald: ‘Kwaliteitsexperts zien het als zeer waardevol om een kijkje te kunnen nemen in de keuken van collega’s en tips te verzamelen waarmee ze hun eigen kwaliteitssyteem kunnen verrijken.’
geschreven door Ad Killian
