Banketbakkerij Wouter de Graaf in Bunschoten Spakenburg is al meer dan 25 jaar een begrip in de bakkerswereld. Bij het bedrijf werken 250 medewerkers. Zij maken zich onder meer sterk voor het stimuleren en uitvoeren van ideeën die leiden tot nieuwe concepten en producten. Het maakt de organisatie tot specialist in zoet en hartig banket dat ook in het buitenland is uitgegroeid tot een begrip.

Bij het innovatieve bedrijf waar ambacht en de traditionele bakkersgedachte nog terug te vinden zijn, vormen ervaring, innovatie en kwaliteit de pijlers van het succes. Spil in het productieproces vormt de afdeling kwaliteit, die door Joop Vree van Straten wordt geleid.

De banketbakkerij maakt al jarenlang gebruikt van ManualMaster. De implementatie ervan was tot 2016 uitbesteed aan een extern adviseur. Met de overstap naar ManualMaster Starling besloot de organisatie om het kwaliteitssysteem naar zich toe te trekken en er zelf mee aan de slag te gaan.

De organisatie heeft het complete kwaliteitshandboek in ManualMaster ondergebracht waaronder het documenteren en beheren van procedures, werkinstructie en worksflows vallen. Ook worden er digitale formulieren mee aangemaakt, gecontroleerd en beheerd.

“ManualMaster Starling levert veel tijdwinst op”, zegt Joop Vree van Straten. “Voorheen stuurden we elke wijziging die we wilden aanbrengen in ons kms naar de extern adviseur. Die plaatste het in ons handboek. Het handboek moest daarop weer door de ict –afdeling worden geactiveerd. We waren met deze werkwijze al snel een paar weken verder voordat de productieafdeling ermee aan de gang kon.”

“Met ManualMaster zijn wijzigingen in ons kwaliteitssysteem in een paar minuten doorgevoerd”

“Nu we ManualMaster in eigen beheer hebben, zijn wijzigingen in een paar minuten doorgevoerd. Het handboek is veel actueler door de manier waarop we het kunnen aanbieden. Iedereen heeft een eigen account waarop hij of zij kan inloggen. We kunnen het kms veel persoonlijker maken. Omdat je het handboek dichter bij het personeel brengt gaat het ook veel meer leven onder de medewerkers.”

Wat heeft de bakkerij over de streep geholpen om voor Starling te kiezen?
Joop Vree van Straten: “Een van de hoofdredenen dat we zijn overgestapt op Starling is dat we naar een papierloze bakkerij willen. Uiteindelijk moeten de papieren registraties allemaal digitaal worden verwerkt. Dat maakt ManualMaster mogelijk. Maar ook vanwege de mogelijkheden die Starling biedt en dat de software continu wordt doorontwikkeld. We kunnen nu alles digitaal registeren en van die registraties rapporten maken. ManualMaster biedt functies waarmee je kunt controleren of iemand een document heeft gelezen en begrepen. Daarnaast speelde de persoonlijke benadering een rol om voor ManualMaster de kiezen.”

Hoe verliep de implementatie van Starling?
“Het is heel veel werk om het hele handboek om te zetten. Het bedenken van de structuur wil je in één keer goed doen. Door het intensieve trainingstraject en de kritische begeleiding van ManualMaster verliep dat proces voorspoedig.”

De trainingen waren noodzakelijk?
“Jazeker, we hadden niet zonder gekund.”

“Ons doel is een papierloze bakkerij. Dat gaat met ManualMaster lukken”

Hoe verliep het borgen van het systeem in de organisatie?
“Dat proces loopt nu. In februari en maart zijn alle medewerkers getraind. Dat begon met omgaan met basisfuncties om formulieren te vinden. Veel functionaliteiten moeten nog onder de aandacht worden gebracht. Verdieping in het programma staat voor het komende jaar op de agenda.”

“De reacties op Starling zijn heel positief. Het wordt snel opgepikt door de mensen die ermee werken. Vooraf is het wel van belang dat je goed nadenkt hoe je ManualMaster inricht. We hebben met Starling een grote stap vooruit kunnen zetten in het managen van kwaliteit.”

Leven er nog wensen ten aanzien van jullie kwaliteitssysteem?
“Een van onze doelstellingen is zoals gezegd een papierloze bakkerij bewerkstelligen. Zover zijn we nog niet, maar dat gaat met ManualMaster lukken.”

Over Bankerbakkerij Wouter de Graaf