Document management is het beheer van de tientallen, honderden of zelfs duizenden documenten die binnen een organisatie worden gebruikt. Denk aan processchema’s, werkinstructies, procedures, formulieren en PowerPoint presentaties. Efficiënt document management helpt al deze documenten gemakkelijk te vinden en te raadplegen. Ook het autoriseren, vrijgeven en bijhouden van verschillende versies vallen onder documentbeheer.
Slimme document management software
Wilt u een efficiënt en gebruiksvriendelijk document management systeem? Dan is de slimme document management software ManualMaster Trevally dé oplossing. Met onze logische en interactieve software zorgt u voor structuur, overzicht en beheersbaarheid. Resultaat: Een document management systeem dat antwoord geeft op de vraag “Waarom doen we dit eigenlijk?”.
Ontdek nu zelf de voordelen van ons documentbeheersysteem!
Wat is documentmanagement?
Wat is een document management systeem?
DMS is een afkorting van document management systeem. Een dergelijk systeem slaat alle documenten op met kenmerken als auteur, titel, trefwoorden, datum van aanmaak, versie en status. Dankzij deze metadata kunnen de documenten makkelijk worden teruggevonden en gebruikt. Door slimme software kan een document management systeem tegenwoordig geheel worden gedigitaliseerd, waardoor er papierloos gewerkt kan worden. Dit wordt ook wel EDMS (elektronisch document management systeem) genoemd).
Wat kunt u met de ManualMaster Trevally document management software?
Toegang tot de benodigde documenten
Een beheerder van een document is vaak een andere persoon dan de lezer voor wie de instructie of procedure bedoeld is. Daarom kan de toegang tot de documentatie in het ManualMaster Trevally document management systeem worden vormgegeven op basis van wat iemand nodig heeft. Dat vergroot de toegankelijkheid van het systeem direct. Wat u ziet is wat u nodig hebt, en voor die ene keer dat u extra informatie nodig heeft, kunt u dat eenvoudig zoeken.
Versiebeheer, verificatie en autorisatie
De documentcyclus is met onze versiebeheer software in te richten naar uw eigen wensen. Wie zijn er betrokken bij de creatie, wie verifiëren aanpassingen en wie autoriseert het eindresultaat? Dit kan steeds één persoon zijn, maar het kunnen er ook meerdere zijn die gelijktijdig of juist na elkaar invloed uitoefenen. Versies worden historisch vastgelegd met instelbare bewaartermijnen. De verschillen tussen versies zijn snel inzichtelijk.
Gelezen en begrepen
Documenten kunnen in het document management systeem voor lees en begrijp worden aangeboden. Gebruikers zien op hun persoonlijke dashboard dat er een nieuwe versie van een document is dat zij regelmatig gebruiken bij de uitvoering van werkzaamheden. Na doorlezen kan het document bevestigd worden voor gelezen en begrepen. Of als dat niet het geval is, van een opmerking worden voorzien. Als verlengstuk daarop is ook de module Q-Learning in te schakelen, om een dieper begrip van het kwaliteitsmanagementsysteem te waarborgen.
Geïntegreerd document management systeem voor een snelle start
Het document management systeem in de ManualMaster Trevally software kent zowel een eigen online documenten editor als een krachtige integratie met Microsoft Office. Zo kunt u aan de slag op de manier die het beste bij u past: direct in de browser, of in de vertrouwde omgeving van Microsoft Office. Zo maakt een u altijd een snelle start aan uw documenten met direct zichtbaar resultaat. Dat eindresultaat presenteert zich in een webportal (HTML) in uw huisstijl en is van alle logica voorzien.
Het document management systeem van ManualMaster Trevally is interactief. U klikt eenvoudig door alle aan u beschikbaar gestelde documentatie. Hyperlinks tussen uw processchema’s, procedures, werkinstructies en formulieren en andere documenten hoeft u niet meer te onderhouden. Dat kunt u aan de software overlaten. En vindt u ondanks de hyperlinks in uw bestanden en de tegels op uw dashboard niet direct het gewenste document? Met een interactieve zoekfunctionaliteit binnen documenten heeft u in een mum van tijd het juiste bestand gevonden.
Ons automatische document management systeem bespaart u veel werk
De informatie in uw document management systeem bevat vaak veel herhalende woorden. Denk aan eigen terminologie, afdelingen, functies, definities en veel gebruikte afkortingen. ManualMaster Trevally beheert al deze herhalende woorden als stamgegevens in een bibliotheek. U kunt deze stamgegevens gebruiken in uw document, proces of formulier. Zo zorgt u ervoor dat in het gehele document management systeem dezelfde terminologie gebruikt wordt.
Een nog groter voordeel is dat u dit slechts één keer hoeft aan te passen bij een wijziging. Verandert u dus een functienaam, dan doet u dit eenmaal in de bibliotheek bij stamgegevens. ManualMaster Trevally past dit vervolgens volledig automatisch aan in al uw (MS Office en web) documenten. En als u de automaat aanzet dan kan het systeem ook automatisch een nieuwe versie aanmaken en de reden van wijzigen vastleggen zonder dat u zelf hoeft in te grijpen.
Dit bespaart de beheerder van het document management systeem heel veel tijd bij een organisatorische wijziging, een nieuw logo of bijvoorbeeld een aanpassing in een norm.
Wie heeft toegang tot welk onderdeel van uw document management systeem?
Gebruikers van de documenten krijgen via het document management systeem toegang tot een webportal dat voor de betreffende persoon of groep personen is ingericht. Een herkenbare omgeving die in de eigen huisstijl kan worden vormgegeven. Gebruikers kunnen documenten raadplegen door deze direct aan te klikken in hun dashboard. Ook is er de mogelijkheid om eigen favorieten te definiëren en natuurlijk kunt u snel en eenvoudig uw systeem doorzoeken.
Gebruik van het document beheer systeem wordt gestimuleerd
Door ook formulieren als meldingen en klachten in de dashboards op te nemen, neemt het gebruik van het document beheer systeem toe en wordt de meldingsbereidheid enorm verhoogd. Ook het creëren van een eigen, herkenbare omgeving stimuleert het gebruik van het document management systeem, zo heeft de ervaring ons geleerd.
Documentbeheer software voor streng gereguleerde omgevingen
De documentbeheer software van ManualMaster Trevally wordt ook ingezet in de voedings-, farmaceutische- en chemische industrie; omgevingen waar de kwaliteitseisen hoog en vooral strikt zijn. FDA, GxP, 21 CFR part 11, GAMP5, ISO 27001 e.d. zijn voor ons geen vreemde begrippen.
Bent u werkzaam in zo’n omgeving en zoekt u een geschikt document management systeem voor al uw QHSE-zaken? Neem dan gerust contact met ons op. Wij vertellen u graag over onze ervaring en brengen u bij serieuze interesse ook zeker in contact met gebruikers van onze software voor documentmanagement in een voor u herkenbare werkomgeving.
Ontdek het waarom
Voor wie doet u het eigenlijk allemaal en vooral waarom?
Voor ons de belangrijkste vraag en het antwoord is het fundament onder een goed functionerend en zinvol document management systeem. Meer weten, bel of mail ons of lees de praktijkverhalen.
Wat vinden klanten van onze software voor documentmanagement?
‘Via de ‘lezen en begrijpen’-optie weten medewerkers direct dat een document is aangepast.’ – Saltro
Onze documentmanagement software wordt in diverse branches ingezet. Zo ook in de laboratoria branche. Jannet Wever van Saltro verteld over haar praktijkervaring met onze software.
