Voordat Dirk van Looij, IT Engineer bij Bosch Transmission Technology, zijn keus voor een nieuw documentmanagementsysteem maakte, deed hij grondig onderzoek naar de documentsystemen waarmee de organisatie wereldwijd al werkte.

Dirk: ‘Internationaal zijn dat het documentsysteem Docupedia en NormMaster waarin onze normen zijn opgeslagen. Nadeel hiervan is dat de systemen óf documenten heel goed beheren óf deze goed visualiseren. Beide functionaliteiten waren niet te combineren. Met ManualMaster konden we dat gat dichten.’

Versiebeheer en autorisatieflow

‘ManualMaster is gebaseerd op MS Office. De applicatie beschikt over versiebeheer, een autorisatieflow en een gebruiksvriendelijke user interface.  Plus de visualisatie op het web is met de software gewaarborgd. Dit alles bij elkaar zorgde ervoor dat we ManualMaster organisatiebreed hebben uitgerold.’

Bosch Transmission Technology is marktleider op het gebied van ontwikkeling en massafabricage van duwbanden voor de continu variabele transmissie (CVT) en werkt daarin samen met een partnerfabriek in Vietnam. De Bosch Group kent u van de automobieltechnologie, industriële technologie, consumentenproducten, energie- en bouwtechnologie. In Nederland en Vietnam werken ruim 4.000 mensen samen. Iedereen gebruikt ManualMaster.

MOC-formulieren gekoppeld aan Power BI

In Nederland en Vietnam worden op grote schaal de applicaties Documentmanagement en WebForms ingezet. Met WebForms worden onder andere Management of Chance (MOC)  formulieren gebouwd.
Dirk: ‘Naast de standaard rapportages vanuit ManualMaster hebben we de MOC-formulieren gekoppeld aan MS Power BI voor grafische rapportages. De grafieken die daarmee worden gegenereerd laten onder meer overzichtelijk zien wie welke acties moet ondernemen en wanneer welke acties zijn voltooid.’

Productie Engineer Dirk van Looij

Over Bosch Transmission Technology

Startpagina Ploegleiders

Power BI Reports

ManualMaster werd destijds aangeschaft om met trainingsdocumenten engineers op te leiden.
Dirk: ‘Dat sloeg eigenlijk nergens op. Al snel werd me duidelijk welke potentie de software heeft voor een productieafdeling. Destijds liep ik elke week met een stevig pak papier over de afdelingen. Ik heb toen een pilot in gang gezet, waarmee de documenten centraal beheersbaar werden en direct toegankelijk voor medewerkers. De afdeling en het management vonden het fantastisch. Vervolgens is de pilot uitgerold.’

Afzonderlijke startpagina’s met de hyperlinks zorgen voor een overzichtelijk systeem

Snel en makkelijk informatie vinden

De Bosch Productie-Engineer doopte het kwaliteitssysteem om tot het Bosch Documentatie Systeem (BDS). Inmiddels werken vrijwel alle afdelingen met Documentmanagement: van productie en IT, tot Quality en logistiek.
Dirk: ‘De verschillende afdelingen beschikken over afzonderlijke startpagina’s waarmee de benodigde informatie en instructies kunnen worden geraadpleegd. Samen met de hyperlinks, die verwijzen naar bijbehorende documentatie, zorgt dat voor een systeem dat voor iedereen heel overzichtelijk is. De informatie wordt snel en makkelijk gevonden.’

Documentatie voor de verschillende afdelingen

Startpagina Productie

Papierloze organisatie als doel

‘ManualMaster levert een stevige bijdrage aan ons doel een papierloze organisatie te worden. Voorheen lag er een enorme hoeveelheid papier met meer dan 1600 instructies gelieerd aan  ISO- en onze eigen Bosch normen verspreid over de afdelingen. Op 35 werkplekken stonden wel acht mappen gevuld met gemiddeld 500 A4-tjes die wekelijks gewijzigd werden.

De flexibiliteit om het systeem in te richten naar eigen behoeftes, heeft ons heel veel gebracht

Versiebeheer en autorisatie van documenten door de juiste persoon zijn met de applicatie beter geborgd. Het makkelijk kunnen communiceren over het doorvoeren van wijzigingen in documenten en de flexibiliteit om het systeem in te richten naar eigen behoeftes, hebben ons heel veel gebracht.’ 

Allerlei webformulieren

In Tilburg en Vietnam wordt actief gewerkt aan het bouwen van webformulieren. Wijzigingen in productie en documentatie moeten binnen het International Production Network van Bosch worden gecommuniceerd. Daarvoor zijn de MOC-formulieren samengesteld, zodat wereldwijd iedereen direct op de hoogte is en weet hoe te handelen.

Documentoverzicht per afdeling

Dirk: ‘Met het door ons ontwikkelde ideeënbus kunnen medewerkers  ideeën indienen die leven op een afdeling. Aan de hand van het door hun ingevulde formulier wordt besloten of we er mee aan de gang gaan. Onze uitleenformulieren, logistieke formulieren, opleidingsdocumentatie en nog veel meer worden met de software gemaakt en beheerd. Dit alles met dat ene doel voor ogen: papierloos worden.’

De kracht van het systeem is dat het gebruik maakt van Office applicaties. 

Webformulieren bouwen met de module WebForms gaat de IT-Engineers van Bosch goed en snel af.
Dirk: ‘De kracht van het systeem is dat het gebruik maakt van Office applicaties. Iedereen kent MS Excel, MS Visio, MS Word en MS Powerpoint. WebForms is een intuïtieve module. Collega’s die een beetje de weg weten op een computer kunnen een formulier maken. Als IT-Engineer ben je daarmee enorm geholpen. Het neemt werk uit handen. Op het moment dat het formulier complexer wordt omdat er interactieve velden (velden die informatie halen uit andere systemen) zijn vereist, is database- en querykennis nodig. Een veld interactief maken, is in een handomdraai gebeurd.’

IPN Changemanagement

Change Management formulier

Nadenken over doel en inrichting van systeem

‘Een goede voorbereiding is bij het ontwikkelen van webformulieren het halve werk. Ik adviseer: schrijf eerst een document dat aangeeft welk doel het formulier dient, waar het aan moet voldoen en welke velden je nodig hebt om de inhoud vorm te geven. Met zo’n document beschrijf je dus de hele werkinstructie voor het maken van een formulier en hoe het binnen de organisatie moet verlopen. Pas als je dat op orde hebt, kun je een goed formulier bouwen.

Je goed voorbereiden geldt overigens voor het complete kwaliteitsmanagementsysteem. Je moet vooraf weten hoe je het wilt inrichten. Denk na over of je rechten toewijst aan functies of juist aan groepen en waarom.’

De QR code generatie

De Engineer ziet voor zijn kwaliteitsmanagement een gouden toekomst weggelegd voor wat hij noemt de QR-code generatie: ‘Die kan het kwaliteitssysteem van Bosch een stevige boost geven, superefficiënt. Als er op productiemachines QR-codes staan en een medewerker scant deze met zijn laptop, tablet of smartphone dan belandt hij direct bij de technische documentatie. Dat zou prachtig zijn. Scheelt vette vingers op het toetsenbord.’