Richard Tax, Consultant en Trainer bij ManualMaster, bedacht de ManualMaster Systeem Analyse waarmee u de mogelijkheid krijgt om op gestructureerde wijze inzicht te verkrijgen in de zin en de onzin van uw eigen kwaliteitsmanagementsysteem.
Met de analyse wordt uw systeem van voor tot achter doorgelicht. De jarenlange ervaring en expertise van onze consultants maakt dat zij goed zicht hebben op de effectiviteit en efficiency van uw systeem door een analyse te doen op onder andere de wijze waarop uw systeem is ingericht, de omvang, de gebruikte en juist ook ongebruikte functionaliteiten en de gebruikerservaring van uw collega’s.
Systeemanalyse leidt tot doelmatige inrichting kwaliteitssysteem
Onze ervaring leert dat systemen doelmatiger kunnen worden ingericht. Naast de mogelijkheid die ManualMaster biedt om documenten eens in de zoveel tijd aan te bieden voor revisie, lijkt het dus ook raadzaam om uw systeem eens in de paar jaar een revisie te gunnen.
Met gebruikers en beheerders worden alle oneffenheden en kansen van een kwaliteitssysteem in kaart gebracht. Besproken wordt welke zaken verbetering of verandering verdienen. De analyse is toepasbaar in elke branche.
Systeemvervuiling en achterstallig onderhoud
Richard: ‘Veel van onze klanten gebruiken onze software al jarenlang. Systemen zijn overgegaan van beheerder op beheerder en een ieder heeft zijn eigen invulling eraan gegeven. Bij wisseling van de wacht vindt in meeste gevallen een overdracht plaats, maar dat gebeurt niet altijd. Dan is de vraag: hoe pakt de nieuwe beheerder de zaken op. Dit soort ontwikkelingen zorgen ervoor dat er een systeem ontstaat dat niet meer van deze tijd is.’
Binnen vrijwel elk kwaliteitssysteem is sprake van systeemvervuiling of achterstallig onderhoud. Gebruikers hebben het vaak zelf niet door. Richard: ‘We komen bij veel bedrijven over de vloer en zien dingen die beter en anders kunnen qua documentbeheer, werken met webformulieren (WebForms) en risicomanagement. Bij ManualMaster beschikken we over de kennis en ervaring die daarbij kan helpen. Mede hierop is de ManualMaster Systeem Analyse gebaseerd.’
Waardevolle verbeterslag
Onze klanten registeren bijvoorbeeld met de ManualMaster module WebForms klachten en ongevallen. Een juiste analyse van deze informatie kan leiden tot een waardevolle verbeterslag. Hoe doen we het als organisatie? Hoe komen we tot betere prestaties? zijn essentiële vragen. De antwoorden liggen vaak besloten in data opgeslagen in uw kwaliteitssysteem. Met ManualMaster reiken we u tools aan waarmee deze vragen kunnen worden beantwoord.
Systeemstructuur verdwenen
Richard paste de ManualMaster Systeem Analyse toe tijdens het fusieproces van onze klant Star-shl, specialist in laboratoriumonderzoek. Twee kwaliteitssystemen moesten tot één systeem worden samengevoegd. De twee organisaties volgden elk hun eigen werkwijze. Richard: ‘De systemen sloten niet op elkaar aan en de mensen die van alle ins en outs op de hoogte waren, waren uit beeld. De systeemstructuur was daarmee grotendeels verdwenen.’
De ManualMaster consultant haalde alle informatie uit de databases om tot een doorwrochte systeemanalyse te komen. Gekeken is naar aantallen documenten en folders en hun status. Vervolgens is de opbouw van de rechtenstructuur, de basisinrichting van het systeem en de opbouw van de lay outs aangepakt. Bepaalde elementen werden uitgefaseerd en het overzicht werd verbeterd, zowel aan de client- als de webkant van het systeem.
Analyse leidt tot inzicht
Erwin Beerens, beleidsadviseur bestuursbureau bij Star-shl: ‘Naast samenvoeging wisten we dat de systemen behoorlijk opgeschoond moesten worden. De analyse van Richard heeft ons enorm veel inzicht gegeven in waar de kansen lagen om ons kwaliteitssysteem weer op één lijn te krijgen. Met de rapportage die Richard opleverde in de hand, hadden we een checklist die we zelf konden nalopen om stap voor stap de onderdelen aan te pakken. De analyse heeft ons enorm geholpen met de harmonisatie van onze kwaliteitssystemen.’
Efficiënte rechtenstructuur
Richard Tax: ‘Tijdens de ManualMaster Systeem Analyse komen zaken naar voren die systeembeheerders en -gebruikers niet meer in het vizier hebben. Rechtenstructuren worden inefficiënt. Wie mag een document samenstellen? Wie moet het goedkeuren? Rechten lopen soms via een groep dan weer via een bepaalde functie. Dat kan ruis opleveren waardoor wild- en scheefgroei ontstaat. Met vaak kleine ingrepen kunnen we systemen stabieler maken waardoor het werk voor gebruikers overzichtelijker wordt en het beheer eenvoudiger.’
‘Gebruikers en beheerders staan niet altijd stil bij de oneffenheden in hun systeem. Daarvoor ontbreekt vaak de tijd. Na onze analyse komen ze tot conclusies dat de focus moet worden weerlegd of de bezem door het systeem moet. De analyse geeft sturing, structuur en daarmee rust bij de beheerders.’
Kwaliteitssysteem beter laten aansluiten bij organisatie
Kortom, de ManualMaster Systeem Analyse zorgt voor inzicht in de uitdagingen om kwaliteitssystemen beter aan te laten sluiten bij de organisatie.
U krijgt hierdoor:
- een frisse kijk op uw systeem
- inzicht in de pijnpunten
- de mogelijkheid tot een verbeterslag in uw organisatie
- een up to date, opgeruimd systeem
Heeft u interesse in een analyse van uw systeem, neem dan contact op met uw accountmanager via 078-6446888.
geschreven door Ad Killian
