Risicogestuurd auditen, is dat noodzakelijk? Zo ja, hoe pak je dat aan? Tijdens onze online MasterClass werden bijna 50 auditors hierover aan de tand gevoeld en aan het nadenken gezet. Ze ontdekten hoe risico’s in hun organisatie gemanaged kunnen worden en hoe dit leidt tot procesoptimalisatie. Hun kennis en ervaring met auditprocessen werd hiermee naar een hoger niveau getild.
Opgedeeld in break-out sessies gingen de auditoren op zoek naar antwoorden op vragen als:
- wat zijn de voordelen van risicogestuurd auditen?
- welke input is daarvoor nodig?
- wat zijn criteria om tot risicogestuurd auditen over te gaan?
- welke kwaliteiten heb je daarvoor nodig?
- wat zijn goede vragen voor een risicogestuurde audit?
- aan welke eisen moet iemand voldoen die risicogestuurd audit?
Hoofddoel risicogestuurde audit: actie ondernemen
Kwaliteitsexperts Anita te Riet en Sascha van de Ven van QAducation – de kennisleverancier van kwaliteitszorg – vulden de output van de break-out sessie aan met waardevolle tips en aanbevelingen.
Sascha: “Het hoofddoel van risicogestuurd auditen is actie ondernemen als een risico wordt gedetecteerd.” Volgens Anita moeten daarvoor eerst alle risico’s bedrijfsbreed in kaart worden gebracht. Zo ook de risico’s op management niveau. Ze ziet het namelijk regelmatig gebeuren dat het MT afspraken maakt waarvan de werkvloer geen weet heeft en vice versa. “Dat soort zaken moeten goed in beeld worden gebracht”, aldus Anita.
Voordelen van risicogestuurd auditen
De break-out sessies boden de MasterClass deelnemers de gelegenheid aan te geven hoe zij tegen risicogestuurd auditen aankijken, hoe ze risico’s aanpakken en waar ze tijdens hun werkzaamheden zoal tegenaan lopen. Het bracht de auditors met elkaar in contact en zorgde voor een dynamische uitwisseling van kennis en ervaringen.
Het leidde tot de conclusie dat risicogestuurd auditen vele voordelen kent, bijvoorbeeld:
- Efficiënter en sneller werken
- Sneller tot positieve resultaten en verbetervoorstellen komen
- Gerichter auditen
- Processen meetbaar maken
- Inzicht en overzicht processen creëren
- Keuzes maken in de te auditen processen (niet alle processen auditen)
- Focus op zaken die er toe doen
- Van relatief naar proactief naar predictief auditen.
Naar een beter werkend managementsysteem
Anita: “Je begint met risicogestuurd auditen als zich veel klachten of problemen in processen voordoen. Hoe vaak je dat doet, is afhankelijk van de keten waarin je werkt, de organisatie en de situatie. In de voedselketen zal in verband met voedselveiligheid frequenter geaudit moeten worden dan in een minder gevoelige branche.”
Sascha: “Risicogestuurd auditen maakt een audit leuker en de output waardevoller. Het levert meerwaarde op voor organisaties, minder pijnpunten en een beter werkend managementsysteem.”
Risicogestuurd auditen maakt een audit leuker en de output waardevoller. Het levert meerwaarde op voor organisaties, minder pijnpunten en een beter werkend managementsysteem.
Nieuwe inzichten
Om een risicogestuurde audit op te tuigen is input nodig. Dit kunnen normen en wetgeving zijn, maar ook interne observaties rondom processen, trendanalyses en te behalen doelstellingen.
Uit de vragen die de auditor zichzelf en de cursusdeelnemers stelde, kwam naar voren dat een risicogestuurde audit niet voor iedereen een proces is dat eenvoudig en soepel verloopt. De praktijk wijst uit dat er regelmatig geaudit wordt om het auditen zelf. Dat leidt niet tot gewenste resultaten, zoals verandering en verbetering in de organisatie.
Sascha: “Het is belangrijk dat je registreert waarom je iets doet of verandert binnen je auditproces en dit onderbouwt. Zo blijft het managementteam op de hoogte van waar je mee bezig bent geweest en weten je eventuele opvolgers direct van de hoed en de rand.”
Ideaal proces voor webformulieren
Risicogestuurd auditen vereist andere en extra competenties ten opzichte van traditioneel auditen. Anita: “Als auditor moet je het overzicht bewaren, zaken in het juiste perspectief blijven zien, en dicht op de processen zitten. Je moet waken voor een tunnelvisie. Als specialist kun je namelijk ook zaken over het hoofd zien. En laat je daarbij helpen. Het is een ideaal proces om webformulieren voor te ontwerpen.”
Een risicosturende auditor beschikt over ruime kennis van onderliggende normen, een scherpe neus voor hoofd- en bijzaken, goede communicatieve eigenschappen en een goede dosis lef.
Sascha : “Een risicogestuurde auditor is een auditor+++. Je hebt er meer vlieguren voor nodig. Ik kom auditors tegen die niet naar hun manager of directeur durven te stappen. Terwijl uiteindelijk dat de mensen zijn die verantwoordelijk zijn voor de gang van zaken. Neem mensen mee in je audit en bedenk dat risico’s kansen zijn tot verbeteringen.”
De tips die auditors van Anita en Sascha meekregen, leverden hen nieuwe inzichten op waarmee ze uit de voeten kunnen, zo viel op te maken uit de reacties.
Stel de juiste vragen
Het draait bij een risicogestuurde audit om het stellen van de juiste vragen. Daarvoor moet je kunnen beschikken over de juiste middelen en informatie.
Anita: “Stel vooral open vragen en durf door te vragen. Vraag ook naar de kansen die collega’s op hun pad tegenkomen.” Wie, wat, waar, wanneer, hoe, en waarom vormen de basisvragen.
Een goede voorbereiding van de audit is onontbeerlijk. Worden de fases planning, voorbereiding, uitvoering en rapportage gevolgd, dan wordt voldaan aan de PDCA-cyclus.
“Erg leerzaam, allemaal.” Ik ben blij dat ik deze MasterClass heb bijgewoond.” “Ik heb er veel van opgestoken”, zo luiden na afloop de reacties van de MasterClass deelnemers.
MasterClass Procesmanagement
Op 16 mei organiseren we de MasterClass Procesmanagement: de randvoorwaarden voor een goed ontworpen proces. Een organisatie kan veel redenen hebben om processen vast te leggen, zoals het verkrijgen van inzichten rondom bedrijfsactiviteiten, behalen van kwaliteitskeurmerken, verantwoordelijkheden, kostenbesparingen, inwerken van nieuwe medewerkers, taken automatiseren, risico’s voorkomen, etc.. Maar wat houdt procesmanagement nou eigenlijk precies in en waar begin je mee?
U wordt interactief meegenomen in de unieke procesmanagement 5 V methode van GO Company. Vervolgens wordt de focus gelegd op de eerste stap van deze methodiek: het vastleggen van processen.
Er wordt voor en tijdens de MasterClass gewerkt aan opdrachten zodat u de theorie direct en vanuit de eigen werkcontext kunt toepassen. Na afronding van de MasterClass bent u in staat om de essentiële kenmerken van een effectief ontworpen proces direct toe te passen in uw werksituatie.
Deelname is gratis voor Academy studenten.
Bent u nog geen lid van onze Academy dan bedraagt deelname €175.
U kunt zich hier inschrijven. Het evenement vindt online plaats.
