Binnen kwaliteitsmanagement wil je dat medewerkers snel beschikken over de informatie die voor hen relevant is. Tegelijkertijd wil je voorkomen dat je voor iedere afdeling, locatie of gebruikersgroep aparte rapportages moet bouwen en onderhouden. Met parameters, beschikbaar vanaf Spring Release 3.06, los je dat eenvoudig op.
Een parameter zorgt ervoor dat één rapport zich automatisch aanpast aan de persoon die het opent. Op basis van bijvoorbeeld een afdeling, functie of specifieke gebruiker bepaalt het systeem welke gegevens zichtbaar zijn. Zo krijgt iedere gebruiker precies de informatie die hij nodig heeft, terwijl jij slechts één rapport hoeft te beheren.
Kwaliteitsrapporten op maat
We nemen een rapport ‘Overzicht incidenten’ als voorbeeld. Voorheen werd hiervoor een apart rapport gemaakt voor Productie, Logistiek, Kwaliteit en HR. Met parameters is dat niet meer nodig. Je bouwt één centraal rapport en laat het systeem automatisch filteren op de afdeling van de ingelogde gebruiker.
Dat betekent bijvoorbeeld dat:
- een teamleider Productie alleen productie-incidenten ziet;
- een manager Logistiek uitsluitend logistieke meldingen te zien krijgt;
- een kwaliteitsmanager alle incidenten binnen de organisatie kan bekijken.
Het voordeel is direct duidelijk: minder beheerwerk, minder kans op fouten en altijd consistente rapportages.
Efficiënte audits & meer
Dit voorbeeld is door te trekken naar andere afdelingen. Een proceseigenaar ziet dankzij parameters alleen de auditacties waarvoor zijn afdeling verantwoordelijk is, terwijl een auditor een compleet organisatieoverzicht krijgt.
Binnen documentbeheer werkt dit net zo praktisch. Een afdelingsmanager heeft vooral behoefte aan inzicht in documenten die binnen de eigen afdeling binnenkort verlopen of moeten worden herzien. De kwaliteitsmanager wil juist alle documenten kunnen monitoren.
Dankzij parameters kan de hele organisatie hetzelfde themarapport gebruiken, maar ieder met een andere inhoud.
Parameters in een notendop
Wanneer je aan de slag gaat met parameters in jouw rapportages, profiteer je van:
- minder rapporten bouwen en onderhouden;
- altijd één versie van de waarheid;
- meer overzicht voor gebruikers;
- minder kans op dubbel werk;
- rapportages die automatisch aansluiten op iemands rol of afdeling.
Wil je hier meer over weten, weet je niet waar je moet beginnen of heb je andere vragen? Neem contact op met info@manualmaster.com. Onze consultants helpen je graag op weg!
P.S. Parameters zijn creatiever in te zetten dan enkel de opmaak van rapporten. Neem eens een kijkje op de ‘software downloads’ pagina van de Academy. Het systeem onthoudt nu jouw laatste opgehaalde versie.
