Olam International is wereldwijd een van de grootste leveranciers van cacaobonen en -producten, koffie, katoen en rijst. Het Europese distributiepunt voor noten, specerijen en cacao is gevestigd in Nederland. Ons land telt twee locaties waar cacaobonen worden verwerkt tot cacaomassa, -boter en –poeder en dient als thuisbasis voor het Cocoa Innovation Centre, met onderzoeks- en ontwikkelingsprofessionals. Zij werken aan op maat gemaakte oplossingen voor zoetwaren, bakkerijen, dranken en desserts.

Als levensmiddelenbedrijf beschikt Olam over een uitgebreide lijst certificeringen. De organisatie is FSSC 22000, UTZ (certificering voor tropische landbouwproducten) en Organic gecertificeerd en voldoet tevens aan certificeringen voor halal en koosjer voedselproducten. Het laboratorium is ISO 17025 geaccrediteerd.

Dashboard productie

Eenvoudig in benadering en gebruik

ManualMaster wordt door de afdeling QA ingezet als documentbeheersysteem waarin het digitale handboek met procedures, formulieren en webformulieren met workflows zijn ondergebracht. QA-coördinator Martijn de Boer en zijn collega’s benutten het systeem tevens als archief voor de validatie van documenten en het vastleggen van trainingsmateriaal.
‘De organisatie maakt volop gebruik van het kwaliteitsmanagementsysteem,’ zegt Martijn. ‘ManualMaster zorgt ervoor dat documenten makkelijk en overzichtelijk beheerd kunnen worden, waarbij de autorisatie wordt geborgd. Het is voor alle medewerkers eenvoudig te benaderen en te gebruiken.’

Interne en global gebruikers

‘Het kwaliteitsmanagementsysteem is via ManualMaster zowel beschikbaar voor interne gebruikers op onze twee Nederlandse locaties, als voor de global gebruikers voor wie we een apart dashboard (webportaal) beschikbaar hebben gesteld. Het systeem reikt dus tot in Oekraïne, Brazilië en verder. Ook onze contractors, waarbij je moet denken aan externe technische diensten, krijgen toegang tot het systeem. Daarin kunnen ze de benodigde vergunningen, afspraken en formulieren vinden. We zijn hiermee af van heel veel papieren rompslomp.’

‘De HR-afdeling is daarnaast gestart met een onderzoek naar wat ManualMaster voor haar kan betekenen. De afdeling wil toegankelijker worden voor medewerkers en zich beter kunnen profileren. Ze wil visueel inzichtelijk maken wat de afdeling inhoudt en doet. Onderzocht wordt hoe en in welke mate het HR-managementsysteem kan worden gekoppeld. ManualMaster biedt daarvoor de mogelijkheden.’

Workflow structureren en archiveren

In 2020 is Martijn met zijn afdeling begonnen met het samenstellen van webformulieren met WebForms. Martijn: ‘De eerste formulieren zijn gekoppeld aan de sales-afdeling van Olam en bestaan uit customer requirement documenten. Sales kan daarmee goed reageren op de wensen en eisen van klanten in relatie tot onze producten.’

‘Met de webformulieren controleren we of de klant krijgt wat is afgesproken. Ze geven Olam Cocoa inzicht in wie op een bepaald moment akkoord heeft gegeven op een specificatie, wat de doorlooptijd daarvan is en op wie moet worden gewacht. Het is een workflow die makkelijk is te structureren en archiveren. We hebben ook een formulier gemaakt voor gewijzigde en nieuwe producten die we bij klanten willen introduceren. Op deze manier wordt met behulp van ManualMaster Management of Chance (MOC) toegepast.’

Voor het laboratorium werkt Martijn aan een aanvraagformulier voor het samenstellen van analyses. En ‘ter lering en vermaak’ heeft hij een urenregistratie-formulier samengesteld voor de bedrijfsbrandweer. Daaraan is een stukje accordering toegevoegd.

‘Als het meer dan 5 kliks kost, ben je verloren’

‘Bij het maken van een WebForm is het van belang dat je het formulier compact en overzichtelijk houdt. Verschillende afdelingen hebben verschillende wensen en criteria. Voor je het weet ligt er een formulier met een enorme hoeveelheid onoverzichtelijke info. Een werkbaar, toegankelijk en klantvriendelijk formulier is cruciaal. Als het meer dan 5 kliks kost om erbij te komen, ben je verloren.
Gelukkig kun je in ManualMaster verschillende formulieren aan elkaar koppelen. Ook kunnen de WebForms online worden gezet, zodat medewerkers overal ter wereld er gebruik van kunnen maken.’

‘WebForms effectief inzetten vereist de nodige kennis en routine. Een doordacht webformulier opbouwen vraagt om tijd en ervaring. Je moet er mee aan de slag en jezelf erin blijven verdiepen. Gelukkig kan ik altijd terugvallen op de ManualMaster consultants en helpdesk.’

Instructieformulier voor gebruik van het elektronisch handboek.

Informatie snel en zorgvuldig beschikbaar

Bij Olam werken zo’n 450 medewerkers die ManualMaster raadplegen. Martijn: ‘Er wordt veel gebruik gemaakt van het elektronische handboek. Ik heb te maken met vrij kritische no-nonsens collega’s en hoor geen klachten over het systeem. Je kunt dus stellen dat ze er allemaal tevreden over zijn. Klantenaudits geven aan dat we onze informatie snel en zorgvuldig beschikbaar hebben.’

Martijn werkt met zijn kwaliteitsafdeling aan het vergroten van bewustwording van de afdelingen Sales, HR, productie, TD en Logistiek als het gaat over voedselveiligheid en food defense. ‘Voor ons ligt de uitdaging om het documentsysteem zo smart, fit en transparant mogelijk te maken.’

‘ManualMaster luistert als organisatie goed naar de wensen en ideeën die we daarover hebben. Na één of twee releases zie je jouw ingediende wensen vaak terug in de applicatie. Daarvan word je ook netjes op de hoogte gesteld. Het is goed om te zien dat je eigen verbeterpunten worden opgepikt.’

Hoog acceptatieniveau

De QA-coördinator ervaart ManualMaster als een ‘vriendelijke’ en ‘open’ organisatie die zegt waar het op staat en ‘eerlijk’ aangeeft wat wel en wat niet mogelijk is. Martijn: ‘Zaken worden niet mooier gemaakt dan ze zijn. De beschikbaarheid en toegankelijkheid van de organisatie is uitstekend. De samenwerking met consultant Barbara de Ruiter verloopt perfect. Dit alles bij elkaar zorgt voor een vertrouwd gevoel en dat is belangrijk voor ons. Op deze manier wordt een hoog acceptatieniveau gecreëerd.

Nadenken over inrichting van het systeem

Martijn adviseert toekomstige gebruikers vooraf goed na te denken over hoe ze hun systeem willen inrichten. ‘Vaak zie je mensen er vol goede moed aan beginnen, maar dat het gewenste eindresultaat niet wordt gehaald. Zaken moeten naderhand weer onnodig worden teruggedraaid en aangepast. Zo gaan veel tijd en energie verloren.’
‘Als je iets nieuws introduceert, zorg er dan voor dat het direct staat als een huis. Begin je met een misser, dan zal de werkvloer daar navenant op reageren.’

door Ad Killian / The Content Room
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Olam Cocoa