‘De flexibiliteit, beheersbaarheid en gebruiksvriendelijkheid van ManualMaster zijn voor ons kwaliteitsmanagementsysteem van grote toegevoegde waarde als het gaat om documentbeheer’, zegt Quality Coördinator bij Technolution, Alex de Groot Boersma. Samen met Quality Manager Erwin de Jong draagt hij verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsbeheer van de IT-organisatie die zich bezighoudt met onder andere energie-, mobiliteits-, en industrieoplossingen. Het tweetal houdt met verschillende applicaties het QMS van Technolution op orde. De koppelingen met de andere tools die daarvoor worden ingezet, en waarmee onder meer audits en HRM aangelegenheden worden uitgevoerd, verloopt vlekkeloos.

Sinds eind jaren negentig beschikte Technolution over een zelfontworpen kwaliteitssysteem. Erwin: ‘Er was in die tijd qua QMS weinig beschikbaar op de markt. Toen we naar een ander systeem wilden overstappen omdat beheersbaarheid en gebruiksvriendelijkheid een probleem werden, zijn we op zoek gegaan zoeken naar softwareproducenten die wat beters hadden bedacht. Zo kwamen we uit bij ManualMaster.’

Navigatie en procesmodel

Over Technolution

Kwaliteitshandboek, KPI’s en procesbeschrijvingen

Alex: ‘Alle afspraken die we binnen Technolution hebben gemaakt, staan in ons kwaliteitshandboek dat is opgeslagen in ons IMS (Integrated Management System). Het bevat heel veel afspraken, zoals onze KPI’s en procesbeschrijvingen. Die worden door ons als kwaliteitsafdeling getoetst, zodat we aan alle kwaliteitseisen kunnen voldoen. We zijn voor 3 ISO-normen gecertificeerd: kwaliteit, informatiebeveiliging (ISMS) en milieu. En we voldoen aan de CO-2 prestatieladder. De normen die we hanteren zijn in ManualMaster ingelezen en gekoppeld aan documenten die we onder andere gebruiken voor audits.’

Procesbeschrijving

Procesbeschrijving

Flexibiliteit van het documentmanagement zorgen voor wendbaarheid

Beheersbaarheid en gebruiksvriendelijkheid de doorslag om ManualMaster aan te schaffen, gecombineerd met functionaliteiten als versiebeheer en de koppelingen met normen waaraan Technolution moet voldoen. De medewerkers die met de software aan de slag zouden gaan, hebben de benodigde trainingen aandachtig gevolgd.
Erwin: ‘Niet alles uit ons oude systeem wilden we loslaten. We beschikten al over flowcharts en een bepaalde opbouw, dus zochten we een omgeving waarin we dat ook kwijt konden. De flexibiliteit van het documentmanagement en de Visio-flows binnen ManualMaster gaven ons de wendbaarheid om voort te borduren op wat we hadden en dit te voorzien van een nieuw jasje. We zijn heel tevreden met de tool die daaruit is ontstaan.’

Productieproces 

Inzicht in de lessons learned

Missie, visie, de corporate strategie, functierollen, hoe de organisatie is ingericht en hoe teamstructuren werken, alle Technolution documenten staan in Trevally opgeslagen en worden via de applicatie gedeeld met collega’s. Maar ook de managementprocessen, voortbrengingsprocessen, hoe producten worden ontwikkeld en hoe het beheer en onderhoud van de door het bedrijf ontwikkelde software geregeld is, vind je terug in het systeem.

Alex en Erwin voorzien de documenten ook van templates die medewerkers vanuit een procedure kunnen oproepen en raadplegen, en die via ManualMaster worden ontsloten.
Erwin: ‘We gebruiken ManualMaster ook om onze klanttevredenheidsresultaten, auditresultaten en projectevaluaties, die gemaakt zijn met andere applicaties, richting de organisatie te publiceren. Zo heeft iedereen inzicht in de lessons learned. De koppelingen die met hyperlinks met andere applicaties in ManualMaster zijn gemaakt, verlopen vlekkeloos.

Overzicht organisatiestructuur

Hoe het systeem onder de aandacht wordt gebracht

Worden alle instructies en documenten ook daadwerkelijk gelezen? Erwin: ‘We hebben een vrij intensief onboardingsproject voor nieuwe medewerkers. Een video met praktijkvoorbeelden maakt de mensen duidelijk hoe het systeem kan worden bediend.
De meeste collega’s kijken niet dagelijks in het systeem. We zijn nu eenmaal een projectorganisatie. Onze projectmanagers en -leiders moeten ervoor zorgen dat de werkafspraken worden toegepast en nageleefd, wat natuurlijk wordt getoetst tijdens audits. Zij beheersen het kwaliteitssysteem dan ook beter.

Functieprofielen, gedragskenmerken en stamgegevens

De in ManualMaster beschreven processen zijn ingericht op functieprofielen. Als een functie wijzigt, wordt dat als stamgegeven in het hele systeem doorgevoerd. Dat gebeurt ook met de normen die worden aangepast.
Erwin: ‘In de functieprofielen staan resultaatgebieden waar iemand aan moet voldoen, maar ze zijn ook gekoppeld aan gedragskenmerken. Dat gaat over of iemand communicatief is, een strategisch denker is, of goed kan samenwerken. Daaruit vloeit dan weer – via een andere applicatie die we gebruiken – het functie-evaluatieproces. Omdat de gedragskenmerken in alle functies terugkomen, zijn ze gestandaardiseerd en staan ze dus ook tussen de stamgegevens. Dat maakt de documenten overzichtelijk en efficiënt voor de 250 medewerkers die ManualMaster gebruiken.’

Gemoduleerde manier van pocesflows maken

Stel: jullie krijgen het voor één dag te zeggen bij ManualMaster, wat zouden jullie veranderen?
Alex: ‘ManualMaster loopt in principe voor op onze wensen. Wat dat betreft hebben jullie meer visie dan wij. De wereld gaat steeds meer toe naar het visualiseren van processen en productomschrijvingen. Dat is iets om te blijven volgen. Een gemoduleerde manier van pocesflows maken zou een mooie functionaliteit zijn, zodat je ze makkelijker in elkaar klikt en informatie makkelijker kunt koppelen.’

Teamwork

Lesson learned

Innovatieproject

Hardware project