Vergeer Holland haalt significant meer uit het kwaliteitsmanagementsysteem van ManualMaster dan waarvoor het aanvankelijk werd aangeschaft. Het kaasverwerkingsbedrijf zette in op de module Documentbeheer voor het digitaliseren en beheren van handboeken en documenten. Later werden daar WebForms aan toegevoegd, waarmee de organisatie uiteenlopende formulieren en interactieve workflows kan samenstellen en beheren. In 2022 ontwikkelde  Vergeer Holland de applicatie door tot portal/startpagina van het intranet en platform voor trainingsactiviteiten. Op deze manier maakt de organisatie slim, effectief en intensief gebruik van de mogelijkheden van ManualMaster.

Vergeer Holland opereert vanuit vier locaties waar verschillende productielijnen staan opgesteld. ‘Bij Vergeer Holland maken we geen kaas, maar zijn we specialist in het rijpen, versnijden en verpakken voor klanten in het binnen- en buitenland. Van Europa tot Noord-Amerika, van Afrika tot China en van Japan tot Australië. Dat betekent dat er voldaan moet worden aan nationale en internationale weten regelgeving op het gebied van voedselveiligheid, waaronder de IFS-certificering’.

Dashboard

Implementatie vanuit Word en Excel

Papieren handboeken met procesbeschrijvingen stonden voor de komst van ManualMaster op verschillende afdelingen en locaties verspreid. ‘Erg lastig om die allemaal up-to-date te houden’, vertelt Patty van der Werf, QA-medewerker Systemen & Projecten bij Vergeer Holland. ‘We hebben toen verschillende softwareprogramma’s vergeleken. ManualMaster paste het beste bij ons vanwege de laagdrempeligheid en implementatiemogelijkheden vanuit Word en Excel. Documentbeheer met versiebeheer en het aanmaken van webformulieren (WebForms) werken ook enorm gebruiksvriendelijk. Het zorgt ervoor dat de betrokkenheid bij het programma – dus het gebruik – met de dag toeneemt.’

Eenvoudig intern auditen

‘Ook onze IFS-normen zijn in ManualMaster vastgelegd, gekoppeld aan de discipline die ervoor verantwoordelijk is en aan de documentatie die er iets over te melden heeft. Door deze koppeling kunnen rapporten worden samengesteld waarmee heel eenvoudig een discipline – zoals inkoop – intern geaudit kan worden. Als bij externe audits tekortkomingen naar voren komen, wordt per tekortkoming een webformulier aangemaakt en automatisch verstuurd naar de verantwoordelijke discipline/functie. Data in het formulier wordt verwerkt in taartdiagrammen, waaruit valt af te lezen of er nog tekortkomingen open staan of over de deadline heen zijn en vanuit welke discipline actie moet worden ondernomen.

Startscherm HR

Over Vergeer Holland

Alle beschikbare informatie overzichtelijk op één Dashboard

Vergeer Holland heeft in ManualMaster een dashboard ontworpen met een overzicht van alle apps, links en een koppelingen naar de verschillende systemen die binnen de organisatie worden gebruikt. Op deze manier functioneert ManualMaster als een digitale portal die toegang biedt tot diverse interne systemen.

‘In een groot bedrijf als Vergeer Holland hebben we te maken met een wildgroei aan systemen’, vertelt Patty van der Werf, QA Medewerker Systemen & Projecten bij Vergeer Holland. Van een systeem waarin de salarisdocumentatie is opgeslagen tot het onderhoudssysteem van de Technical Services. Op de startpagina staat nu alles overzichtelijk op één plaats gerangschikt. Dat maakt het met name voor nieuwe medewerkers makkelijk om door de verschillende applicaties te navigeren. ‘Voor medewerkers is zo direct duidelijk wie eigenaar is van een systeem, wat de meest gestelde vragen zijn en hoe en waarvoor de opgevraagde informatie kan worden toegepast.’

Het Wikipedia van Vergeer Holland

Het nieuwe intranet creëert het kaasverwerkingsbedrijf één totaaloverzicht, waarop ook vanuit huis met een device kan worden ingelogd om bijvoorbeeld de salarisadministratie, het uren-overzicht of het bedrijfsreglement aan te sturen. Op deze manier fungeert ManualMaster als één grote bibliotheek – het Wikipedia van Vergeer Holland – wat de software tot veel meer dan een kwaliteitsmanagementsysteem maakt. Het functioneert niet alleen als digitaal kwaliteitshandboek waarin workflows en processen kunnen worden geraadpleegd: je kunt er ook terecht met een vraag over het bedrijfsreglement, een aanvraag voor een training of PBM’s. Het scheelt allemaal enorm veel werk en tijd.’

Grafisch overzicht KPI QESH

Belangstelling van andere organisaties

De vooruitstrevende toepassingen van het kwaliteitsmanagementsysteem van ManualMaster door Vergeer Holland hebben inmiddels de belangstelling gewekt van andere organisaties. ‘We proberen telkens de lat iets hoger te leggen, om zo ons kwaliteitssysteem steeds verder te ontwikkelen. Het is een kwestie van inspelen op de wensen en behoeftes van de hele organisatie. Neem een item als taalbelemmering. Steeds meer medewerkers beheersen een andere taal. Hoe mooi is het dat je in ManualMaster kunt werken met illustraties en video’s die zaken uitleggen en medewerkers op een begrijpelijke en efficiënte manier informeren’.

Overzicht Nieuw Proces

Taken bij juiste afdelingen en verantwoordelijke collega’s ondergebracht

Patty is volop bezig om alle processen binnen de organisatie inzichtelijk te krijgen. ‘Dat hebben we al voor een groot deel in ManualMaster gedaan. Het is de bedoeling dat iedereen in processen gaat denken, zodat we allemaal op dezelfde manier informatie gaan vastleggen. (zie illustratie) Heel veel Vergeer Holland processen zijn met elkaar verweven. Door processen vast te leggen en te finetunen worden de verschillende taken bij de juiste afdelingen en verantwoordelijke collega’s ondergebracht. Van daaruit kunnen we ons bedrijfscontinuïteitsplan aansturen. Door het goed inzichtelijk maken van je processen en door activiteiten te koppelen aan functies, laat je zien waar je als organisatie staat en naartoe gaat.’

Intensief gebruik webformulieren

Er wordt door de Vergeer-medewerkers intensief gebruik gemaakt van de verschillende digitale formulieren die door Patty met de module WebForms zijn samengesteld. Hieronder enkele voorbeelden:

• • Interne en externe audits
  • Artikelwijzigingen
  • New product development (NPD)
  • Interne klachten
  • Declaraties (o.a. reiskosten)
  • Investeringsaanvragen
  • Werkvergunningen
  • Fabrieksinspecties
  • Trainingsdoeleinden
  • Registratie calamiteiten
  • Persoonlijk aangemeten PBM’s

Webformulier Kilometer/Reiskosten registratie

Webformulier Calamiteiten

‘Ik ben gestart met het maken van een kilometer registratieformulier. Je kunt dat namelijk organisatiebreed uitrollen. Voorheen werden de kilometers op een papiertje genoteerd, wat dan van het ene bureau naar het andere dwarrelde. Voordat het gedeclareerd kon worden, wist niemand meer waar het was gebleven of wat ermee moest gebeuren. Nu wordt direct een webformulier ingevuld. Dat belandt automatisch bij de verantwoordelijke persoon, wordt goedgekeurd, ondertekend en uitbetaald. De declarant kan het formulier in het systeem op de voet volgen.’

Webformulier Sales

Formulieren met tablets op werkvloer raadplegen

‘Onze fabriek-inspectieformulieren worden op de werkvloer uitgevoerd met tablets en zo nodig voorzien van foto’s. Voor je terug bent bij je bureau, ligt het formulier al bij degene die er actie op moet ondernemen. Dat werk heel goed’. Patty vervolgt: ‘Ook externe auditors zijn tevreden over hoe wij met het systeem omgaan en dat zij zaken altijd terug kunnen vinden. We geven hen vaak een eigen account waarmee zij zelf op kunnen zoeken wat ze nodig hebben.’
De formulieren met instructies voor trainingen on-the-job worden via tablets aangestuurd. De formulieren zijn voorzien van een koppeling waarmee kan worden aangegeven dat een training volgens de laatste instructies is voltooid. ‘Op kantoor zien de collega’s dat er weer een competentie is afgerond. Het scheelt veel handelingen en maakt het leerproces efficiënt.’

‘Het werken met de functionaliteit WebForms is kinderlijk eenvoudig,’ aldus Patty. ‘Vanuit alle registraties en data kan worden aangestuurd op de diverse processen zoals het verbeteren van de veiligheid op de verschillende locaties en het lezen en begrijpen van documenten. Zo geef je ook direct aan de auditor door op welke wijze je mensen op de hoogte stelt van actuele informatie.’

Verbeterproces audit-inspectie

Flow Kaasvoorbereiding

Duidelijkheid en overzicht in de workflows

Meer dan 400 Vergeer-medewerkers maken gebruik van ManualMaster. Het systeem gaat steeds meer leven terwijl de gebruiksvriendelijkheid toeneemt. Patty: ‘We gaan regelmatig met onze mensen op de werkvloer in gesprek over het gebruik van de software. Met proceseigenaren en managers zitten we ook vaak om tafel om te laten zien wat we allemaal kunnen met het kwaliteitssysteem en bespreken we hoe we het nog efficiënter kunnen inrichten. De grootste trigger om medewerkers naar het intranet te lokken zijn de webformulieren. De collega’s zijn hier vaak erg mee geholpen: ze zorgen voor duidelijkheid en overzicht in de workflows.’

Kwaliteitsmanagers die overwegen ManualMaster in te zetten voor hun kwaliteitssysteem adviseert Patty om te beginnen met een groot en leeg vel papier. ‘Schrijf op wat je hebt aan info, maak de kapstok waar je alles aan ophangt. In al de jaren dat ik met documentatiebeheer bezig ben, zie ik die kapstok alleen maar groter worden. Als je die van tevoren goed overziet, ‘voorkom je later struikelblokken.’

door Ad Killian / The Content Room
ism Maria Podsiadlo / ManualMaster