ZuidOostZorg, een zorginstelling met verpleeg- en verzorgingshuizen op verschillende locaties in Friesland, voorziet al haar ManualMaster-gebruikers van een praktische en overzichtelijke werkinstructie die de naam Zo werkt het! heeft meegekregen.

Onze software voor kwaliteitsmanagement werd in het najaar 2017 bij de medewerkers geïntroduceerd en wordt ingezet voor documentbeheer. Om de werkwijze goed te laten landen, werd de hulpinstructie samengesteld. In een oogopslag herkennen de gebruikers de manier waarop ManualMaster kan worden aangestuurd.

De vormgeving van de instructie sluit naadloos aan bij het frisse lay-out van het dashboard waarmee op het web wordt gewerkt. De instructies liggen op alle werkplekken en is op het web beschikbaar onder de help-button.

Supervisors winnen tijd

De praktijk leert dat het de supervisors van ZuidOostZorg minder vragen oplevert tijdens het gebruik van het web, waardoor zij weer minder worden gestoord tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. ‘Een goede aanpak’, concludeert ManualMaster-consultant Barbara de Ruiter.

‘Organisaties moeten hun kwaliteitssyteem natuurlijk wel persoonlijk bij de medewerkers blijven introduceren. Mensen direct bij een lancering betrekken, trekt altijd bezoekers naar het web.’

Barbara zou het toejuichen als meer organisaties instructies à la die van ZuidOostZorg zouden samenstellen en uitreiken. ‘Veel bedrijven publiceren wel hulp-handleidingen op het web, maar in deze beknopte, overzichtelijke en goed werkende vorm kom ik ze maar weinig tegen.’

(door Ad Killian)