Het Belgische recyclingbedrijf Campine maakt volop gebruik van verschillende ManualMaster applicaties, waaronder Documentmanagement, Q-Learning, WebForms en Risicomanagement. Quality Coördinator Luc De Vrij vertelt daarover: ‘Het Documentmanagement zorgt voor een overzichtelijk kwaliteitssysteem dat voor iedereen toegankelijk is. Q-Learning gaat ons helpen met het opleiden van medewerkers. Webformulieren zorgen er onder meer voor dat de Plan-Do-Check-Act cyclus door onze mensen wordt nageleefd en met Risicomanagement gaan we onze risicoanalyses koppelen aan werkinstructies. Het management is erg tevreden met de informatie die het systeem aanlevert.

Campine bestaat uit twee bedrijfsonderdelen. Het ene onderdeel recyclet industriële afvalstromen, waaronder loodhoudende batterijen, om er nieuwe grondstoffen mee te maken. Het andere produceert antimoontrioxiden en vlamvertragende  masterbatches, die met name worden gebruikt in plastics. Met deze duurzame afvalverwerking verkleint het bedrijf de afvalberg en is ze daarmee een prominent speler in de circulaire economie. Onlangs heeft Campine twee Franse bedrijven overgenomen die de circulaire doelstellingen mee invullen. Ook daar wordt ManualMaster geïmplementeerd.

Dashboard

Strenge kwaliteitseisen

Bijdragen aan de circulaire economie betekent dat Campine aan strenge kwaliteitseisen en -normen moet voldoen, zoals ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 en specifieke recyclingnormen. Omdat Campine werkt met gevaarlijke stoffen, is ze gebonden aan strikte wetgeving aangaande opslag en behandeling van goederen, de zogenaamde Seveso-wetgeving. Het auditmanagement (interne en externe audits) vindt plaats binnen ManualMaster. Dat levert veel tijdwinst op.’ Met Auditmanagement behoren onhandige handelingen zoals het koppelen van afbeeldingen, handmatig acties uitzetten en het samenstellen van tijdrovende overzichten, tot het verleden.

Flowchart processen

Over Campine

Procesflows en verificatiestappen

Campine maakt intensief gebruik van Documentmanagement. Luc: ‘Al onze procedures, instructies en documenten zijn in het systeem ingevoerd. In de documenten heb ik procesflows opgenomen waarachter documenten hangen die iedere operator of andere belanghebbende kan opvragen en inzien. Voor een Seveso-bedrijf als Campine is het belangrijk dat al deze werkinstructies goed zijn opgeslagen, omdat ze regelmatig worden gecontroleerd. Deze dienen ook voor de opleidingen van de medewerkers, in de toekomst via Q-learning. Achter de documenten is dan ook een autorisatieflow ingericht, met bijvoorbeeld verificatiestappen.’

‘Per afdeling is bij Campine een Administrator aangewezen die zorgt voor de input van documenten. Het fijne van het systeem is dat je documenten kunt linken naar allerlei datasheets en media, waar onze mensen weer mee aan de slag kunnen. Met ManualMaster hebben we een overzichtelijk documentmanagementsysteem, dat iedereen voorziet van informatie die nodig is om te kunnen werken.
De zoekfunctie in de applicatie is enorm gebruiksvriendelijk. Deze brengt je snel en eenvoudig bij documenten die je nodig hebt. Je kunt ook werken met synoniemen. Dat vind ik een krachtige tool, want zaken op de werkvloer worden soms anders benoemd dan op kantoor.’

Het fijne van het systeem is dat je documenten kunt linken naar allerlei datasheets en media, waar onze mensen weer mee aan de slag kunnen

Laagdrempelige webformulieren

Campine-medewerkers maken ook ruim gebruik van het formulier Incidentmeldingen (het zogenaamde VGM Veiligheid-Gezondheid-Milieu formulier) inclusief workflows. Hiermee worden (milieu)incidenten, ongevallen en gevaarlijke situaties gemeld. Luc: ‘Iedereen kan met dit laagdrempelige formulier een melding maken. Het is een belangrijke functie, omdat we dagelijks VGM-meldingen binnenkrijgen. De meldingen worden elke ochtend besproken en opgevolgd via de Plan-Do-Check-Act cyclus. Via ManualMaster worden de acties aan medewerkers gekoppeld die deze vervolgens uitvoeren.’

Dashboard acties

Veiligheidinstructie kaarten

Luc heeft met WebForms een noodplan samengesteld voor de organisatie. Ook dit plan is weer voorzien van workflows, zodat mensen weten wat ze moeten doen en waar ze op het juiste moment informatie kunnen vinden. Luc: ‘Met dit plan worden bedrijfsoefeningen uitgevoerd. Het wordt als heel gebruiksvriendelijk ervaren.’

Flowchart noodplan technisch ongeval

Meldportaal

De meldingen gaan gepaard met beschrijving van risico’s en risicoscores. Luc: ‘Veiligheid is onze topprioriteit. We besteden daar veel aandacht aan en het management is erg tevreden met de opgestelde WebForms.’

Campine beschikt over een indrukwekkende lijst formulieren voor onder andere:
. klachten van klanten en leveranciers
. audits en auditbevindingen
. aanvraag opleidingen
. goedkeuring van grondstoffen en producten
. aanvraag  voor labonderzoek
. aanvraag bestellingen

Formulier aanvraag opleidingen

Formulier aanvraag bestellingen

Luc: ‘Allemaal zijn ze voorzien van uitgebreide flows, zodat de juiste informatie, op het juiste moment bij juiste persoon belandt.’

Tot slot is er het formulier Fietsvergoeding, wat met een speciale reden door Luc is gemaakt. ‘De achterliggende gedachte is dat als medewerkers met de fiets naar het werk komen, ze een dubbele kilometervergoeding krijgen. Voorheen moesten ze op een papiertje aangeven hoe werd gereisd en vond aan de hand hiervan een berekening plaats. Dat proces wordt nu automatisch gedaan. Dit MVO- initiatief draagt bij aan dat mensen ManualMaster gebruiken en er een goed gevoel bij krijgen. Inmiddels weten de collega’s ons goed te vinden met verzoeken om formulieren aan te maken die hun werkzaamheden vergemakkelijken.’

Formulier fietsvergoeding

Portal voorziet klanten van actuele informatie

Wetgeving verplicht Campine een up-to-date Safety Datasheet aan te bieden aan de klanten. Daarvoor is een klantenportal ontwikkeld waarin alle documenten worden geplaatst. Luc: ‘Elke klant heeft een persoonlijke login waarmee hij direct uitkomt bij de documenten die voor zijn branche relevant zijn. Ondertussen worden deze documenten achter de schermen beheerd en geüpdatet binnen het Campine domein. Op het moment dat deze documenten op actief worden gezet, komen ze direct in het portal te staan. Klanten beschikken dan over de meest actuele informatie.’

Luc werkt met de functionaliteit Risicomanagement aan het creëren van een totaaloverzicht van de strategische-, proces- en taakrisico analyses. ‘De verschillende overzichten staan nu nog opgeslagen in Excel. Het is de bedoeling dat de analyses met Risicomanagement worden gekoppeld aan werkinstructies. Risicomanagement wordt vanwege de ISO-normering een belangrijk onderwerp om af te dekken. En de wetgeving die op ons afkomt wordt alsmaar complexer. Het is een van de kwaliteitsuitdagingen voor de toekomst.’

Q-Learning levert tijdsbesparing op

‘Een andere uitdaging voor Campine is om van ManualMaster een levend systeem te maken. Dat wil zeggen, een systeem dat in beweging is en waar continu aan wordt gewerkt. Ik wil vermijden dat ManualMaster enkel wordt gebruikt om te voldoen aan kwaliteitsnormen.’ De software beschikt over die “levende” potentie dankzij functies als Risicomanagement en Q-Learning. ‘Met een aantal mensen uit de productie zijn we dan ook bezig met het opzetten van een pilot Q-Learning. Daarmee gaan we mensen opleiden en begeleiden. Mensen onderrichten vanuit het kwaliteitssysteem levert ons een enorme tijdsbesparing op.’

Ik zie het als een uitdaging van ManualMaster een levend systeem te maken, een systeem dat in beweging is. En die potentie heeft het in zich dankzij functies als Risicomanagement en Q-Learning

In het kwaliteitssysteem zijn alle instructies, formulieren, procedures, specificaties, processen en afspraken te vinden. Dat maakt het de beste plek om kennis over de praktijk op te doen. Met Q-Learning kan een nieuwe medewerker direct worden getoetst nadat hij een procedure doorneemt, wat bevestigd wordt met de optie gelezen en begrepen. Ook wordt het met deze module direct duidelijk wie binnen de organisatie de experts zijn op bepaalde onderwerpen.

ManualMaster als ‘toffe’ organisatie’

ManualMaster is flexibel, efficiënt, laagdrempelig, klantgericht en makkelijk te onderhouden. Voor Campine waren dit belangrijke redenen om de applicatie aan te schaffen. Iedereen kan zijn eigen ideeën inbrengen. Als je met de software aan de slag gaat, moet je vooraf wel goed weten wat je er mee wilt. Maak vervolgens een blauwdruk van hoe je het systeem wilt opzetten. ‘De organisatie beschikt over een gedreven team dat zich klantgericht opstelt. Je voelt dat er een goede werksfeer heerst. De manier waarop het MVO-domein wordt betreden is nobel. Het is een humaan bedrijf. De samenwerking met en ondersteuning van organisaties die zich inzetten voor de sociaal zwakkeren vind ik heel tof.’

door Ad Killian
ism Maria Podsiadlo / ManualMaster