Breman Utiliteit hecht grote waarde aan het borgen van de kwaliteit van haar werkzaamheden. De organisatie zet daarvoor de ManualMaster softwaremodules Documentbeheer en WebForms in. We duiken met KAM-coördinator Arjen Schepenaar en systeembeheerder Richard Bluemers het kwaliteitsmanagementsysteem in en vertellen u hun bevindingen. 

‘Het is voor ons kwaliteitsmanagement essentieel dat documenten en processen in één centrale applicatie worden vastgelegd’, zeggen de kwaliteitsbeheerders. ‘De gebruikers hebben met ManualMaster altijd de beschikking over de laatste actuele versie van documenten en formulieren. De hoofdvoorwaarde bij aanschaf van het systeem was voor ons dat de applicatie overal bereikbaar moest zijn: op kantoor, op locatie, thuis, op vakantie, waar ook ter wereld.’ 

Dashboard voor kantoormedewerkers

Eenduidige en gestroomlijnde processen

De drie Breman vestigingen Zwolle, Zuid en Rotterdam hebben met behulp van ManualMaster alle operationele processen op elkaar afgestemd, ‘Alles verloopt eenduidig en gestroomlijnd; documentbeheer, het aanleggen van een kennisbank, formulieren maken, omgaan met veiligheid en processen in kaart brengen.’

‘We moesten op zoek naar een nieuw kwaliteitsmanagementsysteem omdat ons oude systeem niet meer werd ondersteund. De nieuwe versie was daarbij schrikbarend duur. De mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid van ManualMaster deed ons besluiten met de software uit Papendrecht in zee te gaan. We hadden echter geen idee wat ons te wachten stond, laat staan hoe wij ons nieuwe systeem moesten herinrichten.’ 

Structureren, inrichten, functies benoemen

Arjen en Richard hadden een tweeledige opdracht: ten eerste een nieuw kwaliteitssysteem inrichten, en daarnaast alle Breman processen herzien en verbeteren. Een intensief traject volgde. Arjen en zijn KAM-collega’s interviewden alle afdelingen om te inventariseren hoe processen werden aangepakt. Vervolgens werd begonnen met de inrichting van ManualMaster. Van het structureren van de folders en afdelingen tot het inrichten van domeinen, het benoemen van functies met bijbehorende werkzaamheden en het omzetten van de procesflows naar MS-Visio. 

Het project werd samen met ManualMaster consultants opgepakt. Richard: ‘Dat bleek een goede zet, want zij zijn zich bewust van alle mogelijke valkuilen. De consultants helpen je het systeem in te richten zoals het is bedoeld. Dat was voor ons een echte eye-opener, want wij keken namelijk heel anders naar kwaliteitsmanagement. Vanaf dag één werd het systeem goed ingericht. Daar zijn we heel dankbaar voor, want nog steeds plukken we er elke dag de vruchten van.’ 

Arjen: ‘Er is scherp gekeken naar onze bedrijfsstructuur, welke afdelingen met het kwaliteitsmanagementsysteem moesten werken en hoe ze hun werkprocessen hadden ingericht. Alles met de achterliggende gedachte dat het systeem over drie vestigingen moest worden uitgerold. Voorheen deed iedereen zo’n beetje zijn eigen ding. Op hoofdlijnen liepen de processen weliswaar synchroon maar nu lopen ze één op één, een sterke verbetering.’ 

Projectkaart samengesteld met ManualMaster

Over Breman Utiliteit

Informatie overzichtelijk en toegankelijk opgeslagen

Het complete traject van marktverkenning naar een nieuw systeem, trainingen, nieuwe procesopzet tot en met de inrichting nam nog geen vijf maanden in beslag. Richard: ‘We zijn begonnen in juni en in oktober was ManualMaster live op de drie Breman locaties. Een week na die live-gang was er een audit voor de ISO 9001 certificering, en draaiden we dus snel op een gecertificeerd systeem.’ 

‘De KIWA-auditor was flabbergasted toen hij ManualMaster bij ons zag draaien. Zoiets had hij nog nooit gezien. Alle informatie was overzichtelijk en toegankelijk opgeslagen. Breman blijkt met de applicatie vrij uniek te zijn in de installatiewereld. De hele operatie was een grote uitdaging maar het is ons gelukt. Dankzij hulp van het ManualMaster team.’

MS Office en Visio

Arjen: ‘Als KAM-coördinator hoef je geen hoogwaardige IT’er zijn om met het systeem te kunnen werken. Je moet overweg kunnen met MS-Office en Visio, meer skills heb je niet nodig. Wel merk ik bij mezelf dat je er regelmatig gebruik van moet maken anders verlies je de routine.’ Richard: ‘Als je goed wordt getraind en vlieguren maakt door ermee bezig te zijn, kan iedereen het gebruiken voor zijn werk.’ 

Voor het ontwikkelen van webformulieren met de ManualMaster module WebForms ligt dat volgens Richard iets genuanceerder. ‘Een simpel formulier is zo te maken. En als een WebForm eenmaal is opgezet dan werkt het goed. Je kunt het zo gek maken als je wilt, maar voor een webformulier met complexe velden met voorwaarden, subforms en allerlei opgehaalde data moet je wel weten hoe databasestructuren werken. Dat zou ik graag anders zien, bijvoorbeeld via een drag & drop, waarbij je voorwaarden aan de input kunt verbinden. De routing rondom de organisatie van de formulieren verloopt prima. Ze belanden waar ze moeten zijn zodat iedereen weet wat hij moet doen.’ 

Logisch, uniform en flexibel

‘ManualMaster kan voor een beginnend systeembeheerder overweldigend over komen. Mijn eerste indruk was oeiiiiiiii… wat een schermen en mogelijkheden. Maar de software is logisch opgebouwd, uniform en flexibel. Je hebt het snel onder de knie. De leercurve is steil, maar als je eenmaal begrijpt hoe het programma opgezet is, waarvoor het bedoeld is en hoe het werkt, dan kun je de gekste dingen maken. De logica binnen de applicatie is verbluffend doordat ManualMaster als organisatie de wereld van kwaliteitsmanagement doorgrondt. Dat zorgt ervoor dat het systeem in elke branche kan worden toegepast. Niet alleen in de (food)industrie of gezondheidszorg, maar ook in bijvoorbeeld laboratoria. Bij Breman past het systeem als een warme jas.’

Dashboard KAM melding

Data genereren en analyseren

Voor het genereren en analyseren van data maakt Breman gebruik van tools als Power BI (Business Intelligence). De koppeling met ManualMaster voor het beheren en maken van documenten en formulieren verloopt vlekkeloos, ervaren Arjen en Richard. Data die door de gebruiker met allerhande WebForms aan de voorkant wordt ingevoerd, wordt realtime in- en uitgelezen met Power BI. De informatie gebruikt Arjen voor zijn management reviews. Op deze manier wordt ook gecontroleerd of en waar zich afwijkingen voordoen in de processen, zodat daarop actie kan worden ondernomen. Arjen: ‘Rapporteren, afwijkingenmanagement en acties uitzetten kan ook allemaal met ManualMaster, maar zo ver zijn we nog niet. Het is een veelzijdig pakket met enorm veel mogelijkheden dat bij elke nieuwe release weer verder wordt uitgebreid.’ 

Eindgebruikers tevreden houden

Eindgebruikers gaan bij Breman verschillend om met het kwaliteitssysteem. Arjen: ‘Zij die er dagelijks mee bezig zijn, kunnen niet meer zonder.’ Het houdt de systeembeheerders scherp om de acceptatie zo hoog mogelijk te houden. Collega’s worden voor de applicatie enthousiast gemaakt en gehouden door tijdens meetings aandacht te besteden aan een onderwerp en presentaties te geven over hoe alles werkt. Vragen die gesteld worden via KAM-formulieren krijgen extra aandacht. Als medewerkers problemen of vragen hebben, worden zij persoonlijk door een van de systeembeheerders benaderd om hulp te bieden. Richard: ‘Support is essentieel om gebruikers tevreden te houden.’ 

Werken op locatie met telefoons en tablets

Arjen: ‘Onze monteurs op locatie hebben veel baat bij de applicatie, die ze via de Cloud benaderen. Op de bouw hebben ze informatie nodig. De benodigde formulieren zijn met ManualMaster direct beschikbaar. De monteurs verrichten werkplekinspecties vanaf hun telefoons en tablets met een daarvoor ontworpen webformulier. Zij vullen hun antwoorden in, waarna het formulier automatisch wordt doorgestuurd. Ik pak ze op kantoor op en maak er een uitgebreide registratie van. Dat biedt veel gemak. Papieren formulieren leverden altijd veel rompslomp op, waardoor de bereidheid om ermee te werken laag lag. ManualMaster maakt het werk laagdrempelig en daarmee de meldingsbereidheid hoger.’ 

Richard: ‘Door het maken van meldingen voor collega’s zo makkelijk mogelijk te maken, hebben ze geen excuus meer om iets niet te doen. Dit gemak vergroten is de essentie van kwaliteitsmanagement, omdat meldingen de kwaliteit van je product of dienst verbeteren. Het mobiel beschikbaar stellen van ManualMaster levert voor systeembeheer geen extra werk op. Het enige dat we voor de monteurs hebben veranderd, is het dashboard: wij hebben op hun verzoek alle overtollige ballast eruit gehaald.’

 Breman monteurs maken op locatie handig gebruik van de mogelijkheden van ManualMaster

Dashboard Licenties

Breman dashboard op een smartphone

Betere kwaliteit en doorlooptijd

Arjen: ‘Externe auditoren, het managementteam en de directie zijn zeer tevreden over de bijdrage die ManualMaster levert aan de organisatie en het niveau van het kwaliteitsmanagement. Auditoren prijzen het systeem omdat alle vestigingen dezelfde inrichting gebruiken. Dit komt de kwaliteit en doorlooptijd ten goede. We hebben auditoren een eigen account gegeven zodat ze op afstand kunnen zien hoe het systeem werkt. Zo komen zij goed voorbereid op de audit en kunnen direct gerichte vragen stellen.
Voorheen zaten we een week met hen om tafel om door de stapels documentatie te worstelen. Nu hebben auditoren met één muisklik antwoord op hun vragen. Ze zijn super enthousiast over het kwaliteitssysteem en ook nog een halve dag eerder klaar met hun werk. Met ManualMaster hebben we onze zaken goed voor elkaar.’

Swimlane werkvoorbereidingsproces

Procesflows van flowcharts naar Swimlanes

Breman beschikt over een roadmap waarmee richting wordt gegeven aan kwaliteitsmanagement en de ontwikkeling van ManualMaster. ‘Het managementteam bepaalt de urgentie van implementatie. Op dit moment wordt er gewerkt aan het omzetten van de procesflows van flowcharts naar Swimlanes (stroomdiagrammen). Richard: ‘Dit geeft meer duidelijkheid en inzicht in een proces en wie waarvoor verantwoordelijk is.’

Arjen en Richard adviseren toekomstige ManualMaster gebruikers zich goed voor te bereiden voordat begonnen wordt met de inrichting van een systeem. ‘Laat je vooral bijstaan door ManualMaster consultants. Zij beschikken over jarenlange ervaring, kennen de valkuilen en de beste oplossingen. Wat ons betreft verdient ManualMaster een dikke 10 met griffel. De support is uitmuntend. Ze staan altijd voor je klaar en stoppen niet voordat een probleem is opgelost.’

door Ad Killian
ism Maria Podsiadlo / ManualMaster

Lees ook: ‘Breman Utiliteit benut ManualMaster op veel fronten’