Hearthside Europe produceert vanuit Leerdam een breed assortiment voedingsrepen, maaltijdvervangers, sportrepen en snackrepen. Dat betekent dat het bedrijf aan een indrukwekkende lijst met normen en kwaliteitseisen moet voldoen, waaronder die van de BRC Food Standard, IFS en FDA (Food and Drug Administration). Hiervoor maakt de afdeling Quality van Hearthside Europe gebruik van de functionaliteit Normbeheer in ManualMaster.
Alle eisen en normen worden hiermee vastgelegd. Het systeem geeft tegelijkertijd aan in hoeverre deze zijn afgedekt.
‘Het levert ons overzicht en tijdwinst op’ zeggen Jessy Scheepers (QA-Officer) en Marieke Rozenboom (QA-Officer), medewerkers van Quality Hearthside Europe.

Maar Quality doet meer met ManualMaster. Kwaliteitsdocumenten, werkinstructies, procedures en procesbeschrijvingen worden beheerd met het documentmanagementsysteem. HR-medewerker Els den Hartog (Coördinator Training en Opleidingen) zet de module WebForms in voor het bouwen van intelligente webformulieren.

Toegang naar documenten.

‘Eenvoudig en erg toegankelijk’

QA-Officer Jessy: ‘Het systeem helpt ons met het overzichtelijk houden en vindbaar maken van informatie die onze medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Het systeem is eenvoudig te bedienen en erg toegankelijk. Alle productiemedewerkers hebben een account en maken er via de computers op de werkvloer gebruik van. Het versiebeheer van de documenten verloopt volautomatisch en bespaart ons als Quality enorm veel tijd.’

Els voegt daaraan toe dat met documentmanagement ook wordt bijgehouden wie welk documenten heeft geautoriseerd en waar de informatie wordt opgeslagen. ‘Als voorheen iemand een document autoriseerde en daar commentaar aan toevoegde, raakte die informatie nog wel eens zoek. Met ManualMaster wordt dat voorkomen. Het systeem stelt automatisch overzichten van de verschillende versies voor ons samen. Dat doet het ook met de documenten waarvoor is aangegeven dat ze door medewerkers zijn gelezen en begrepen.’

ManualMaster als HR-instrument

Els zet ManualMaster in als HR-instrument. Ze heeft met de module WebForms ondermeer webformulieren voor haar trainings- en opleidingsdoeleinden gebouwd maar ook het formulier ‘kopen en verkopen vakantiedagen’.

Els: ‘Met het aanvraagformulier voor een interne training kan een leidinggevende aangeven welke medewerkers welke training moeten volgen en hoeveel prioriteit deze training heeft. De plantmanager ontvangt het ingevulde formulier via een automatisch e-mailbericht en kan bepalen welke aanvraag voorrang moet krijgen. Met de webformulieren kunnen mensen niet anders dan ons van de juiste informatie voorzien. Het scheelt veel heen en weer mailen en bellen.’

QA-Officer Marieke: ‘Eén van de grote voordelen van WebForms is dat je mensen kunt dwingen compleet ingevulde formulieren terug te sturen. Is een bepaald veld niet ingevuld dan kan dat betekenen dat een formulier niet wordt geaccepteerd.’

Screenshot overzicht webformulieren.

Afspraken met WebForms vastleggen, schept duidelijkheid

Els: ‘Wanneer productie een (nieuwe) medewerker in opleiding wilt zetten, vult de leidinggevende een aanvraagformulier in via WebForms. Hierin staat alle informatie die nodig is om het opleidingstraject te kunnen starten, bijvoorbeeld bij welke functie de medewerker in opleiding komt en wie de praktijktrainer is.’

‘Vervolgens begeleiden wij het opleidingstraject verder in samenwerking met de praktijktrainer en direct leidinggevende. Onze wens is om de verdere stappen in dit opleidingstraject ook via WebForms te laten lopen, zoals de beoordelingsformulieren waarmee we tussentijds meten hoever de medewerker is gevorderd. Momenteel werkt dit nog via losse papieren die we uiteindelijk inscannen om digitaal te kunnen bewaren. WebForms kan ons gaan helpen om dit proces strakker te laten verlopen.’

Trainingen en presentaties

Op de werkvloer wordt volop gebruik gemaakt van ManualMaster. Om dat voor elkaar te krijgen, hebben de ManualMaster administrators de tweewekelijkse interne nieuwsbrief benut. Daarin werd regelmatig informatie gepubliceerd over wat het systeem doet en kan.

Els: ‘Met de-tip-van-de-week werden collega’s met bepaalde functionaliteiten op weg geholpen. Die tips konden gaan over ‘hoe print je een formulier uit via het systeem’ tot ‘hoe voeg je informatie toe aan je favorieten’. De medewerkers van de afdelingen productie en logistiek hebben een basistraining gekregen met een korte uitleg over wat je met het systeem kunt en waar je de informatie kunt vinden die nodig is om je werk te doen. Ook het managementteam heeft een presentatie gekregen over de mogelijkheden van ManualMaster.’

Hearthside Europe homepage HR afdeling.

Leren van andere gebruikers

De implementatie van de software verliep zonder problemen. Els: ‘We hebben veel steun gehad aan de kennis en kunde van consultant Arjan van der Gouwe en de helpdesk van de organisatie. Iedereen staat altijd direct voor je klaar. Er wordt snel gereageerd op vragen en ongevraagd krijg je tips waar je iets aan hebt.’

Marieke heeft voor toekomstige ManualMaster-gebruikers het volgende advies: ‘Ga voordat je begint aan de opbouw van je systeem bij een concullega langs om te kijken en te ervaren hoe deze het heeft aangepakt. Je kunt veel leren van een bedrijf dat ManualMaster compleet actief heeft en gebruik maakt van de vele functionaliteiten. Je doet ideeën op voor het neerzetten van een goede fundering van je kwaliteitssysteem. Vandaar uit kun je verder bouwen.’

‘Een ander voordeel van een referentiebedrijf is dat bij het uitkomen van een nieuwe release je samen kunt sparren over de nieuwe functionaliteiten. Over wie hoe ver is en waaraan je kunt denken.’

Mogelijkheden kwaliteitsmanagement benutten

Els: ‘En als het systeem eenmaal draait, houd dan je kennis up-to-date. Daarvoor kun je een van de kennisevents van ManualMaster bezoeken. Nu deze online worden gehouden, zijn ze erg toegankelijk. Je bent geen reistijd kwijt en je kunt snel even inbellen om deel te nemen aan een vragenuurtje.’

Jessy: ‘Met ManualMaster liggen voor Hearthside nog volop mogelijkheden in het verschiet op het gebied van kwaliteitsmanagement. Door ons bijvoorbeeld te richten op WebForms en risicomanagement willen we nog meer uit het systeem halen.’

geschreven door Ad Killian
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Hearthside Europe