Reginox produceert spoelbakken en werkbladen voor keukens. Het bedrijf streeft ernaar dat haar producten en processen voldoen aan de hoogst mogelijke eisen. De organisatie werkt continu aan het beoordelen, bijsturen en verbeteren van haar producten, processen en klanttevredenheid. Om dit te verwezenlijken wordt een Total Quality Managementsysteem conform de NEN-EN ISO 9001 gehanteerd. Duurzaamheid staat hoog in het vaandel bij Reginox. Er wordt voldaan aan de strenge FSC (Forest Stewardship Council) certificering, die de registratie-eisen van het hout dat in de producten wordt verwerkt waarborgt. Met het MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) certificaat hoog in het vaandel toont Reginox aan zaken als arbeidsomstandigheden, milieu en maatschappelijke betrokkenheid serieus te nemen. 

Klachten inventariseren en oplossen met WebForms

Processen, procedures, werkinstructies, formulieren en certificaten beheert Reginox met ManualMaster. Wim Nijkamp, KAM coördinator bij Reginox: ‘ManualMaster helpt ons met het actueel houden van onze documenten. Als voorheen iets moest worden gewijzigd in de papieren handleidingen kostte dat veel werk. Die tijd ligt gelukkig achter ons. Alle informatie wordt met ManualMaster actueel gehouden en is voor iedereen direct beschikbaar. Elke afdeling krijgt de informatie aangeboden die voor haar relevant is.’

Met de ManualMaster module WebForms waarmee intelligente webformulieren worden samengesteld, stuurt Reginox verschillende werkprocessen aan, zoals de klachtenregistratie van klanten. WebForms zorgt ervoor dat iedereen die het aangaat de externe klachtformulieren onder ogen krijgt, zodat er kennis van genomen kan worden. Wim Nijkamp:  ‘De webformulieren werken als een speer, echt fantastisch. We kunnen met de formulieren ook gericht zoeken naar problemen en deze makkelijk analyseren.’

‘WebForms was voor ons dé reden om voor ManualMaster te kiezen. We zochten overzicht en inzicht in handleidingen en een manier om de externe klachtenregistratie op orde te krijgen. De manier waarop ManualMaster is opgebouwd, de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de mogelijkheden die de webformulieren ons bieden, gaven de doorslag om voor ManualMaster te gaan.’

Het klachtenformulier is niet het enige formulier waarmee Reginox de kwaliteit van haar producten en dienstverlening monitort. Er zijn formulieren voor maatregelen ter verbetering van processen,  ongevallenregistratie, afwijking-registraties, auditformulieren, een formulier voor het ontwerpen van nieuwe producten en een formulier voor productwijzigingen.

Processchema’s vertellen voor wie er wanneer werk aan de winkel is

Ook stelt Reginox met ManualMaster processchema’s samen. Ze bieden medewerkers direct een duidelijk inzicht in wat hen te doen staat als zich een klacht voordoet. Wim Nijkamp: ‘Aan de schema’s zijn weer formulieren gekoppeld, zodat online meldingen naar betrokkenen in de organisaties gestuurd kunnen worden. Zo weet iedereen waar en wanneer er werk aan de winkel is.’

‘WebForms is snel en je kunt er gericht mee werken, mensen op de hoogte brengen en waardevolle data mee ophalen. Die informatie kun je weer gebruiken voor een rapportage of analyse van waar iets is misgegaan.’

Rapportages

De rapportage tool in ManualMaster maakt het mogelijk de met webformulieren verzamelde data real-time in overzichtelijk vormgegeven tabellen en grafieken te visualiseren. Zo heeft de gebruiker direct overzicht van bijvoorbeeld openstaande acties, documenten die moeten worden herzien en meldingen die zijn gedaan. De rapporten kunnen ook worden geëxporteerd naar PDF, CSV of MS Word zodat ze intern of extern gedeeld kunnen worden.

Risico inventarisatie & Evaluaties met ManualMaster

Met de ManualMaster module Risicomanagement hebben Reginox medewerkers in één oogopslag inzicht in gevaren en risico’s die de verschillende processen met zich meebrengen. Ook heeft het bedrijf alle risico’s per productiemachine in kaart gebracht. Wim Nijkamp: ‘Voerden we vroeger onze risico-inventarisaties en analyses (RI&E) met Excelbestanden uit, daar hebben we nu ManualMaster voor. Met Risicomanagement zien we welke risico’s op de loer liggen en wat de oorzaken kunnen zijn van bijvoorbeeld een storing of kortsluiting.’ 

‘Onze risico-overzichten zijn gekoppeld aan processtappen en bieden ons in één keer een goed beeld van wat er speelt, waar we mee bezig zijn, waar de risico’s liggen en wat gedaan moet worden. Onze auditors zijn er erg tevreden mee. Ze weten nu dat het bij ons qua eisen, normen en voorschriften gebeiteld zit en hoeven dan ook vaak niet verder te kijken dan wat ManualMaster presenteert. Met Risicomanagement kunnen we veilig, snel, accuraat en up-to-date handelen.’  

De KAM coördinator wil in de nabije toekomst met Risicomanagement de risico’s die gepaard gaan met de dagelijkse werkzaamheden inventariseren. Samen met de module WebForms en de functionaliteit Risicomanagement kan dan de complete Plan Do Check Act-cyclus worden afgedekt. De geïnventariseerde risico’s kunnen via zelf samen te stellen auditformulieren door auditors en externe partijen – bijvoorbeeld een Arbodienst – op effectiviteit worden gecontroleerd.

Draagvlak en implementatie

Alle Reginox-medewerkers maken volgens Wim Nijkamp ‘naar tevredenheid’ gebruik van de intelligente webformulieren die met WebForms zijn samengesteld. Nieuwkomers worden in een ochtend tijd in het systeem wegwijs gemaakt. ‘De gebruiksvriendelijkheid zorgt ervoor dat werken met ManualMaster snel wordt opgepikt. Interne en externe auditors kunnen we heel snel laten zien wat ze willen zien.’ 

Het duurde even voordat het werken met het systeem bij alle Reginox-medewerkers landde. Wim Nijkamp: ‘Er moest wat weerstand uit de weg worden geruimd.’ Om het gebruik van de webformulieren bij iedereen af te dwingen, schaarde het MT zich achter de KAM coördinator. ‘Dat scheelde enorm. We stellen dat als je een formulier niet invult of als een maatregel ter verbetering niet via een formulier wordt ingediend er ook niets mee wordt gedaan. Een beetje druk zetten bij de mensen kan geen kwaad. Als je laat zien dat met ManualMaster alles netjes en efficiënt wordt geregistreerd en alle formulieren en documenten makkelijk zijn te vinden, creëer je bewustwording. Daar heeft de hele organisatie profijt van.’

Uitdagingen

‘Mijn grootste uitdaging op het gebied van kwaliteitsmanagement ligt de komende jaren op het verder uitbouwen van ManualMaster. We gebruiken op dit moment een fractie van de mogelijkheden die het biedt. En als je ziet wat het systeem allemaal kan… Daar krijg je kippenvel van. Ik ben er in elk geval erg enthousiast over. Kwaliteit managen kan met ManualMaster makkelijk, overzichtelijk en visueel aantrekkelijk.’

‘Als organisatie is ManualMaster prettig om mee te werken. De mensen staan altijd voor je klaar als zich onverwacht iets voordoet en je vragen hebt. Met consultant Barbara de Ruiter kan ik lezen en schrijven. Ik zie haar als mijn maatje. Let op: plan je afspraken, want ze kunnen het druk hebben in Papendrecht.’

Het succes van ManualMaster valt of staat volgens Wim Nijkamp met de bereidheid van collega’s om met het systeem daadwerkelijk aan de slag te gaan. Wim Nijkamp: ‘Als beheerder bereik je dat niet alleen. Daarvoor heb je de steun nodig van managers operations en het managementteam. Zorg dat ze achter je staan en zeggen: ‘Dit willen we en zo gaan we het doen. Punt.’ 

door Ad Killian / The Content Room
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Reginox