ManualMaster was in eerste instantie bedoeld om chauffeurs van Gheys te voorzien van een digitaal ‘chauffeurshandboek’ waar allerhande nuttige en belangrijke informatie in terug te vinden is. Inmiddels maakt het Belgische transportbedrijf volop gebruik van andere mogelijkheden van de software, waaronder de module WebForms.
Daarmee worden webformulieren gebouwd waarmee de chauffeurs via tablets en smartphones eenvoudig gevaarlijke situaties, (bijna)-ongevallen, schades, e.d. kunnen melden aan de interne diensten. De module wordt ook gebruikt om nieuwe collega’s aan te melden en om inspecties op de verschillende bedrijfslocaties uit te voeren.

Documentatie in de cloud

Alvorens Documentbeheer bij de Belgische transportondernemer in gebruik werd genomen, werden de chauffeurs geïnformeerd door middel van A4’tjes die zij bij de HR-afdeling moesten ophalen en tekenen voor ontvangst. Quality Manager Walter Marcelis vertelt over die tijd: ‘Je begrijpt dat het weken duurde voor het document aan iedereen was uitgedeeld. Als organisatie wil je een gewijzigde situatie snel doorgeven. Nu staan alle de formulieren en documenten in de Cloud, waar iedereen op kan inloggen. Dat is voor ons van groot belang, omdat de bedrijfsonderdelen van Groep Gheys verspreid zijn over verschillende locaties in België en Nederland.’

Groep Gheys biedt logistieke diensten aan internationale producenten, distributeurs, handelaren en verwerkers. De core business is het behandelen en vervoeren van polymeren, met een sterke focus op geïmporteerde polymeren. Gheys verzorgt opslag, transport en her-verpakkingsoplossingen met inachtneming van de gezondheids-, veiligheids- en milieuwetgeving. Het bedrijf moet voldoen aan kwaliteitseisen en -normen als ISO-9001 (logistiek), HACCP (voeding) en de belangrijke kwaliteitsnorm voor chemische distributie SQAS (Safety & Quality Assessment for Sustainability).

Quality Manager Walter Marcelis

Over Gheys

Dashboard 

‘Het documentmanagement dat we met ManualMaster beheren, wordt hoofdzakelijk gebruikt om informatie te delen’, zegt Walter. ‘We wisselen immers veel informatie uit over transporten en het laden en lossen van producten via de ordersystemen van onze klanten. Daarvoor dienen we in te loggen op hun web portals. Om nieuwe medewerkers snel ingewerkt te krijgen, leggen we daarom al de te verrichten handelingen vast in werkinstructies met duidelijke screenshots van hun systemen.’

‘Documentbeheer met ManualMaster levert ons eenduidigheid op. Voorheen werkte iedereen met zijn eigen mappenstructuur, die verschillende versies van talloze documenten bevatte. Als een document een update kreeg, ging dat aan de helft van het bedrijf voorbij. Nu wordt het document dat in ManualMaster staat als norm en waarheid beschouwd.’

De flexibiliteit van de web interface deed Groep Gheys besluiten om te kiezen voor ManualMaster. Walter: ‘Het enige wat je nodig hebt is een browser. Andere softwareleveranciers boden dat niet.’

Documentatie met screenshot

Webformulieren vereenvoudigen communicatieflow

De module WebForms was ook een reden om de applicatie aan te schaffen. Met de webformulieren die we hebben gemaakt, kunnen chauffeurs eenvoudig melding doen van situaties zoals bijvoorbeeld geleden schade.
‘Vroeger moest er naar de telefoon worden gegrepen, moest men foto’s uploaden en deze versturen naar de planner. Die moest er vervolgens mee aan de slag en deze doorsturen naar alle betrokken afdelingen. Deze workflow ging gepaard met het heen en weer sturen van tientallen e-mails naar garages, verzekeringsmaatschappijen en interne diensten.’

‘Tegenwoordig maken chauffeurs via een webformulier melding van de schade, beschrijven daarin wat er is gebeurd, voegen een foto toe en klikken op verstuur. De melding belandt met één klik via de mailstructuur die aan het formulier hangt bij alle betrokkenen die op de hoogte moeten zijn. Met de webformulieren hebben we onze communicatieflow enorm vereenvoudigd. Ook de onkostennota’s en formulieren voor het aanmelden van nieuwe collega’s hebben we met de module WebForms samengesteld.’

Formulier onkosten

Snel je weg vinden in het systeem

‘Het ontwerpen van de webformulieren gaat Walter en zijn collega’s goed af. ‘In het begin betekende het best wat klikwerk. Naarmate je meer met WebForms werkt, ga je je weg in het systeem beter en sneller vinden. De lay-outs van de formulieren worden er steeds beter op.’
Niettemin blijven er voor de Quality Manager wensen over. ‘Het zou mooi zijn als ik een webformulier een wachtstatus kan meegeven. Als bijvoorbeeld een collega het bedrijf verlaat en zijn sleutels komt inleveren, dan hoef ik dat alleen maar aan te vinken op zijn statusformulier. Het zou niet nodig moeten zijn om alleen daarvoor een nieuw formulier aan te maken.
Het zou ook handig zijn als je een hoofdformulier in zo’n wachtstatus kan zetten, zodat je op die wijze sub-formulieren kan blijven toevoegen. Concreet denk ik dan aan een datafiche van equipment dat periodiek gekeurd moet worden. Deze keuringen zouden we dan netjes kunnen beheren via het periodiek toevoegen van een sub-formulier, waar we dan ineens het keuringscertificaat aan kunnen hangen.’

Als administrator hoef je verder geen verstand te hebben van programmeren. Als je een logisch schema kunt maken, is dat al voldoende

‘Het mooie van een softwareleverancier als ManualMaster is, dat je dit soort zaken laagdrempelig met het team kunt bespreken en dat er wordt geluisterd naar je ideeën. De WebForms module is dan ook constant in ontwikkeling en het is belangrijk dat wij als organisatie ook op de hoogte blijven van nieuwe mogelijkheden. Wensen en eisen van gebruikers kunnen met de dag veranderen, daar moet ManualMaster op blijven inspelen.’

Formulier inventarisatie bedrijfseigendommen

Formulier voor inspecties

Draagkracht creëren

Bij Groep Gheys maken ongeveer 60 medewerkers gebruik van ManualMaster. Walter: ‘Er zijn afdelingen die intensief gebruik maken van de applicatie en er zijn afdelingen die dat in mindere mate doen. De reacties zijn positief. Zo sprak ik laatst een nieuwe collega die ingewerkt moest worden, maar waarvoor nauwelijks tijd was. Haar vertrekkende collega had haar verteld dat alles wat ze moest weten in ManualMaster terug te vinden was. Dat bleek te kloppen en zij heeft haar inwerkperiode als prima ervaren.’

‘Als gebruiker moet je aan de slag met het systeem en er mee willen werken. Dat valt of staat met de manier waarop het management het gebruik stimuleert. De leiding moet aangeven hoe ze willen dat er binnen de organisatie gewerkt wordt. Dat kan in eerste instantie door ondersteuning en draagkracht te creëren en het systeem te promoten onder collega’s. Heel soms kan het ook betekenen dat je het oude systeem inactief maakt en de medewerkers enkel ManualMaster ter beschikking stelt.’

Smartphones en tablets

Bij Groep Gheys wordt volop gebruik gemaakt van smartphones en tablets om met de applicatie te werken. Walter: ‘We hebben daarmee goede ervaringen. We gebruiken ze ook voor veiligheids- en milieu-inspecties op onze vestigingen. Daarvoor is een webformulier gemaakt waarmee anomalieën kunnen worden vastgelegd en voorzien van een beschrijving en foto’s.’

Problemen delen en oplossen

‘Klantgerichtheid is één van de mooie facetten van ManualMaster als organisatie. Ze staan altijd voor je klaar en open voor suggesties en ideeën, die ook daadwerkelijk worden uitgewerkt. De mensen van de helpdesk zijn altijd bereikbaar en denken met je mee om tot een oplossing te komen. Dat is voor ons veel interessanter dan een softwarepakket voor kwaliteitsmanagement aanschaffen en het dan zelf maar moeten uitzoeken. ManualMaster zie ik als een partner met wie ik een probleem kan delen en oplossen.’

Een overzichtelijk dashboard

‘Nieuwe gebruikers adviseer ik het systeem zo eenvoudig mogelijk te houden. En zorg voor een overzichtelijk dashboard, zodat de gebruikers snel hun informatie kunnen vinden. Besef dat, als ze drie keer een zoekterm hebben ingevoerd zonder het gewenst resultaat, ze stoppen met zoeken. Dat moet je voorkomen. De opbouw van je systeem is daarom heel belangrijk.’

geschreven door Ad Killian
ism Maria Podsiadlo / ManualMaster