Het KCB verricht dagelijks kwaliteits- en fytosanitaire inspecties bij de import en export van verse groenten, fruit, snijbloemen en potplanten. Ook voert het KCB bedrijfsinspecties uit voor exportprogramma’s waarmee invulling wordt gegeven aan de garanties die worden geëist door landen die geen EU-lid zijn. 

Het KCB is voor een deel van de werkzaamheden geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) volgens de norm NEN-EN-ISO/IEC 17020 (I070). Deze ISO-norm voor inspectie-instellingen stelt hoge eisen aan onafhankelijkheid en deskundigheid. Het bureau is een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) dat wordt aangestuurd door het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

Documentmanagement en WebForms

Procedures en werkinstructies die nodig zijn voor de inspecties beheert het KCB met ManualMaster Documentbeheer. Een intelligent webformulier gemaakt met de module WebForms wordt gebruikt voor de afhandeling voor non-conformiteiten die voornamelijk via audits worden geconstateerd.

Automatisch versiebeheer en autorisatie

Kwaliteitsmanager Brigiet van den Boogaard is verantwoordelijk voor het actueel houden en uitbouwen van het KCB-kwaliteitssysteem, de implementatie van het kwaliteitsbeleid en het opstellen van auditplannen. Belangrijke instrumenten voor de beoordeling van het functioneren van het kwaliteitssysteem en tevens middelen ter signalering van verbeteringen zijn de interne en externe audits, de analyse van geregistreerde klachten en de analyse van de kwartaalrapportages van de afdelingen.

Brigiet: ‘Het doordachte versiebeheer van documenten is een van de redenen waarom het KCB voor ManualMaster heeft gekozen. De software maakt documentbeheer voor gebruikers eenvoudig en inzichtelijk. Het hele proces van versiebeheer, autorisatie en vrijgave van documenten verloopt automatisch en kost ons nauwelijks tijd.’

Gebruik van hyperlinks

‘We werkten ooit met enorme papieren handboeken. Inmiddels zijn alle documenten in het systeem ingevoerd en aan elkaar gelinkt. Via het webportaal oftewel dashboard worden onze inspecteurs vanuit onze hoofdprocedures naar de diverse in- en externe documenten doorgelinkt. De inspecteurs maken veel gebruik van de externe hyperlinks die in documenten zijn verwerkt.

Voor het KCB is het van belang dat onze medewerkers zo snel en eenvoudig mogelijk bij de informatie kunnen die ze nodig hebben voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Het liefst met zo min mogelijk klikken. Dat lukt goed met het dashboard dat we hebben ontwikkeld met behulp van ManualMaster.’

‘De inspecteurs zijn content met het dashboard. De gebruiksintensiteit ervan verschilt per medewerker afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Het kunnen werken met ManualMaster is noodzakelijk voor het uitvoeren van de KCB-werkzaamheden. Daarom leert iedere nieuwe medewerker direct hiermee om te gaan.’

Beheer van hyperlinks

De inrichting van ManualMaster is afgestemd op de specifieke eisen en werkmethodes van het KCB en door de consultants van op maat gemaakt. Brigiet: ‘Dat moest wel omdat we veel werken met hyperlinks naar documenten van de NVWA. De inhoud van deze documenten wordt regelmatig gewijzigd. Het is voor ons geen doen om dat bij te houden, vandaar dat met het systeem externe koppelingen zijn geconstrueerd.’

Gebruik beeldmateriaal

ManualMaster kan ook gebruikt worden om bijvoorbeeld links naar 3-D opnames te verwerken. Het KCB heeft de mogelijkheid die 3-D opnames, van bijvoorbeeld groenten en fruit, zelf te maken en op te nemen in het handboek. Dit geeft een beter ‘beeld’ van een product dan puur alleen tekst.
Een voorbeeld daarvan is de 360 graden peren keuring. Aan de hand van voorbeelden van gebreken op peren en appelen wordt voor iedereen duidelijk waar de grenzen liggen van wat toegestaan is in de verschillende klassen. Door op het beeld te klikken kan de peer 360 graden worden bekeken.

Werken met tablet

Alle in- en externe documenten die door de KCB-inspecteurs kunnen worden geraadpleegd, zijn in te zien via tablets zodat op locatie kan worden gewerkt. Brigiet: ‘Met de komst van ons nieuwe dashboard zijn we gaan denken vanuit de gebruiker en niet langer vanuit het handboek. Er is gekozen voor de inspecteur en daar is het dashboard op ingericht.’

‘Hij gaat op pad met de tablet, bepaalt welke inspectie moet worden uitgevoerd, klikt een paar keer en komt uit bij alle documenten die noodzakelijk zijn. De verschillende taken die moeten worden verricht, hebben hun eigen kleur en plaats op het dashboard, waardoor de collega’s snel kunnen navigeren en overzicht behouden.’

Intelligente formulieren met WebForms

Intelligente webformulieren, gemaakt met de module WebForms, worden door Brigiet hoofdzakelijk gebruikt voor het afhandelen van non-conformiteiten. ‘We zochten een formulier waarin meerdere mensen kunnen werken en dat op ieder moment kan worden ingezien door de proceseigenaren. Dat kan met WebForms’.

Toekomstige ontwikkelingen

Brigiet: ‘Het KCB is volop in beweging en groeit. We zien uitdagingen voor ons op het gebied van kwaliteitsmanagement. Inkoopmanagement, contractmanagement en procesmanagement gaan een steeds grotere rol spelen. Zaken die nu net even buiten de scope liggen van de accreditaties die nodig zijn, maar wel steeds belangrijker worden. ManualMaster kan hieraan bijdragen met bijvoorbeeld functionaliteiten als procesmanagement en risicomanagement. Waar kan het makkelijker, waar kan het beter?’ We moeten nog onderzoeken of deze functionaliteiten van toegevoegde waarde kunnen zijn voor het KCB.

Goed luisterend oor en kennisevents

‘De samenwerking met de organisatie ManualMaster verloopt super. Onze consultant heeft een goed luisterend oor, kan alles maken wat we willen en weet waar hij mee bezig is. Dat moet ook wel gezien het eisenpakket dat wij neerleggen. Ik ben altijd erg blij met de helpdesk van ManualMaster, daar werken kundige mensen. En ik geniet van de kennisevents die worden georganiseerd, zoals de jaarlijkse congressen.’

door Ad Killian / The Content Room
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over KCB