‘Onze documentatiemappen met losse papieren voldeden niet meer. Het documentmanagement was erg houtje-touwtje georganiseerd.’ Dus ging Esther van Andel voor KBBL, dat later werd overgenomen door Eurofins, op zoek naar een systeem waarmee ze haar kwaliteitszorg beter kon beheren. Inmiddels werken alle in Nederland gevestigde laboratoria van Eurofins KBBL B.V., waarvan Esther business unitmanager is, met ManualMaster.

Met een wereldwijd kennisnetwerk van maar liefst 900 laboratoria en 55.000 collega’s in 50 landen helpt Eurofins klanten met kwaliteit en veiligheid. De laboratoria begeven zich op het terrein van milieu, agro, farma, cosmetica en voedsel. Zij zorgen ervoor dat de kwaliteit van voedsel en water is gewaarborgd. Eurofins KBBL B.V. houdt zich bezig met food en beschikt over laboratoria in Zaandam, Enschede en Helmond. Alle vestigingen moeten voldoen aan ISO 17025: 2017.

Dashboard Eurofins

Onmisbare input voor kwaliteitsverbetering

Documentbeheer is niet de enige toepassing van ManualMaster voor het kwaliteitssysteem van Eurofins. De organisatie beschikt over een indrukwekkende lijst webformulieren die met de ManualMaster-module WebForms zijn gebouwd. Met de module verzamelt het zeskoppige kwaliteitsteam van Esther essentiële data. De informatie levert het team ‘onmisbare input’ op voor kwaliteitsverbetering van de laboratoria. Ook de modules Risicomanagement en Q-Learning zullen hiervoor door het team in stelling worden gebracht om daaraan hun bijdrage te leveren.

Laagdrempelig systeem

Esther: ‘Ons kwaliteitshandboek is opgeslagen in ManualMaster en met WebForms zijn verschillende efficiënte webformulieren gebouwd. De applicatie Q-Learning gaan we inzetten om medewerkers qua kennis en vaardigheden up-to-date te houden. De applicaties worden dagelijks gebruikt. Met name door de analisten die op de werkvloer hun formulieren moeten invullen. Ze ervaren het werken met de software als laagdrempelig.’

WebForm bijlage klacht

WebForm registratie klacht

Klachten en meldingen vastleggen en beheren

Het kwaliteitshandboek van Eurofins KBBL weerspiegelt de ISO 17025 norm en wordt in zijn geheel beheerd met ManualMaster. Esther: ‘Het handboek bevat onze procedures en werkvoorschriften waarmee analyses worden uitgevoerd. Voor de analyses worden de webformulieren ingezet die op hun beurt weer aan werkvoorschriften zijn gekoppeld. Maar ook meldingen en klachten worden met de webformulieren vastgelegd, gemonitord en opgevolgd.’

‘Klachtformulieren die met WebForms zijn gebouwd helpen met het snel en effectief registeren en afhandelen van in- en externe klachten. De WebForms zorgen voor inzicht in wat is misgegaan. Ze helpen klachten te voorkomen en laten zien of de klant is geïnformeerd over de afhandeling van hun klacht.’

‘Al die registraties bij elkaar maken je kwaliteitssysteem compleet. De software biedt ons een tool ze te inventariseren en te beheren. Ook onze normen zijn met en in het systeem vastgelegd.’

WebForm registratie genomen maatregel 

Van root cause analyse tot maatregelen

In de Eurofins labs worden jaarlijks honderden testen en analyses uitgevoerd. Esther: ‘Daarbij kan natuurlijk wel eens iets fout gaan. Ook dat moet vanuit ISO 17025 worden vastgelegd. Daarvoor is het formulier ‘Onbeheerste Kwaliteit’ ontworpen.
Laboranten kunnen daarmee tot in detail aangeven hoe de werkwijze is verlopen, wat de afwijkingen geweest kunnen zijn, wat de basis oorzaak is door de root cause analyse toe te passen, welke maatregelen er zijn genomen en of de klant is meegenomen in de correspondentie.’

Waardevolle input voor management reviews

‘De desbetreffende verantwoordelijke wordt door ManualMaster van de bevindingen, wijzigingen en aanpassingen automatisch op de hoogte gebracht. De formulieren kunnen op allerlei onderwerpen worden gefilterd voor de mensen die ze willen inzien.’

‘Het systeem stelt van de data automatisch rapportages samen, die visueel worden ondersteund door diagrammen en grafieken. De rapporten tonen real-time hoe de vorderingen van genomen maatregelen verlopen. Ze leveren uitgebreide en waardevolle input op voor de management reviews. Ook zorgen ze voor een prima input voor de verslaggeving van interne audits.’

WebForm interne audit

Op elke locatie inzicht in informatie

Het kwaliteitsteam dat de verschillende formulieren voor Eurofins bedenkt en samenstelt is erg te spreken over de module WebForms. ‘We zijn razend enthousiast over wat ze biedt. We willen met een papierloos systeem werken. Voordeel is dat we op elke locatie inzage hebben in de informatie die we nodig hebben. Dat is prettig werken.’

‘De truc is om de medewerkers op de werkvloer enthousiast te krijgen. Zij kunnen werken met webformulieren anders ervaren. Opleidingstrajecten bieden dan uitkomst. Soms moet de noodzaak ervan worden uitgelegd.’

Handboeken en procedures visueel inzichtelijk maken

Normen veranderen continue en moeten in de organisaties worden ingevlochten, waarop dan weer een toetsing volgt. Esther: ‘Daar zijn we druk mee bezig. Ik ben er van overtuigd dat de modules Risicomanagement en Q-Learning, waarin allerlei soorten informatieve media als foto’s, illustraties, grafieken en videobeelden kunnen worden geïntegreerd, ons daarbij kunnen helpen.’

‘Handboeken en procedures moeten visueel inzichtelijker worden gemaakt. We moeten af van ellenlange beschreven werkprocedures en voorschriften. Het overbrengen van informatie kan en moet sneller, beter en indringender. Zeker met het oog op de aanstormende jonge generatie die digitaal al ver vooruit loopt.’

Informatie visueel aantrekkelijk maken

Mooie wisselwerking met prikkelende organisatie

Organisaties die met ManualMaster aan de slag willen, moeten zich volgens Esther goed afvragen wat ze in huis hebben en naar gebruikers toe visueel willen maken. ‘Belangrijk is dat je iemand hebt die er plezier in heeft om het systeem te doorgronden, op te bouwen en door ontwikkelt. Innoveren en investeren in nieuwe ontwikkelingen is in deze tijd een must.’

‘ManualMaster is gelukkig een prikkelende organisatie die je daarbij helpt. Ze wijst op wat speelt in de kwaliteitswereld. En ook of je nog uren consultancy open hebt staan, waarvan je gebruik kunt maken. ManualMaster prikkelt mij en op mijn beurt prikkel ik Papendrecht door te vertellen wat mijn mensen ervaren en anders willen zien in het systeem. Het  levert een mooie wisselwerking op. De nieuwsbrieven met tips en tricks en kennisevents als de HaringParty die door het jaar heen worden georganiseerd dragen daar ook aan bij.’

geschreven door Ad Killian
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over Eurofins